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2026年服务机器人公司公司邮箱使用管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司邮箱账户的申请、配置、使用及管理工作，解决邮箱使用不规范、信息泄露、安全防护不足、工作沟通效率低等问题，保障公司数据安全和商业机密，提升内部协作与对外沟通效率，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》及服务机器人行业信息管理特性（涵盖研发技术数据保密、生产业务数据合规、海外跨境沟通适配等专属场景），特制定本制度。本制度旨在明确公司邮箱使用的全流程管理要求，建立“申请有规范、使用有标准、安全有保障、追责有依据”的邮箱管理体系，支撑公司邮箱使用规范化、安全化、高效化运行。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有在职员工（研发工程师、生产管理员、市场专员、行政人员、海外业务人员、各部门负责人等）的公司邮箱使用管理工作，涵盖邮箱账户的申请、开通、配置、使用、变更、注销等全流程；适用场景包括内部协作沟通、对外商务洽谈、研发技术资料传输、生产业务对接、海外客户联络等所有依托公司邮箱开展的办公活动；适用范围包含公司统一配置的企业邮箱账户，以及为专项业务（如研发项目、海外办事处）开通的专属邮箱账户。公司临时聘用人员、外部合作方如需使用公司邮箱，需按本制度办理临时授权手续后纳入管理。

第三条邮箱使用核心原则

合规使用原则：严格遵守国家网络安全、数据保密相关法律法规及公司管理规定，邮箱仅用于公司办公相关活动，严禁用于违法违规、商业推广、私人牟利等非工作用途，海外业务邮箱使用需符合对应国家/地区的数据通信法规。

安全保密原则：强化邮箱账户安全防护，妥善保管账户密码，严格管控涉密信息传输，研发技术文档、生产核心数据、海外商务机密等信息通过邮箱传输时需采取加密措施，杜绝信息泄露风险。

高效办公原则：规范邮件收发流程和格式，及时处理工作邮件，合理使用邮箱功能提升沟通效率，避免无效邮件、冗余邮件占用系统资源和工作时间。

责任到人原则：邮箱账户实行实名绑定管理，员工对本人邮箱账户的使用行为及传输内容承担全部责任，离职时按要求完成邮箱交接及注销手续，确保责任可追溯。

分级管理原则：根据岗位特性和工作需求，对邮箱账户设置差异化权限，研发核心岗位、海外业务岗位、管理层岗位的邮箱配置更高安全等级和专属功能，普通岗位邮箱按基础标准配置。

第二章邮箱账户管理

第四条账户申请与开通

公司邮箱账户实行“按需申请、实名开通”管理：一是申请条件，新入职员工凭《入职手续办结单》、调岗员工凭《岗位调整通知单》向行政部提交《公司邮箱使用申请表》，注明姓名、岗位、所属部门、使用场景及所需权限，研发核心岗位、海外业务岗位需额外注明保密等级需求；二是审核流程，申请表经部门负责人审核、行政部复核、IT部技术审核后，由IT部在1个工作日内完成账户开通，特殊权限邮箱需经公司分管领导审批；三是信息登记，IT部为开通的邮箱账户建立台账，记录账户名称、绑定人员、所属部门、开通时间、权限等级、到期时间（临时账户）等信息，确保账户可追溯；四是告知流程，账户开通后，行政部将账户信息、初始密码及使用规范书面告知申请人，申请人需签字确认已知悉相关要求。

第五条账户配置与命名规则

公司邮箱账户实行统一配置和命名规范：一是命名规则，邮箱账户名称采用“姓名拼音首字母+工号@公司域名”格式（如张三，工号1001，账户为zs1001@），海外业务专属邮箱可添加区域标识（如zs1001-us@），研发项目专属邮箱添加项目编号（如zs1001-proj01@）；二是密码要求，初始密码由IT部随机生成，包含大小写字母、数字及特殊符号，申请人首次登录需强制修改密码，密码长度不少于12位，禁止使用生日、工号、姓名等易破解字符；三是权限配置，普通岗位邮箱开通基础收发、附件传输功能，研发岗位邮箱开通加密传输、超大附件功能，管理层邮箱开通邮件归档、审批留痕功能，海外业务邮箱开通多语言适配、跨境传输优化功能；四是容量配置，普通邮箱容量设定为50GB，研发/海外/管理层邮箱容量可根据需求调整至100GB，所有邮箱均开启自动清理3个月前非重要邮件功能。

第六条账户变更与注销

邮箱账户信息变动需按规范办理变更或注销手续：一是调岗变更，员工岗位调整导致邮箱权限或使用场景变化的，需提交《邮箱账户变更申请表》，经部门负责人审核后，IT部在1个工作日内完成权限调整，涉及保密等级变更的需经保密办复核；二是离职注销，员工办理离职手续时，行政部需提前1个工作日通知IT部冻结其邮箱账户，离职人员需在离职前完成邮箱内重要工作邮件的归档交接，IT部在离职手续办结后3个工作日内完成账户注销，注销前导出全部邮件存档，存档期限不少于3年；三是长期停用处理，连续3个月未登录的邮箱账户，IT部向所属部门核实使用状态，确属