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2026/3/3NVQ企业行政管理（二级）课程讲义孔昭林OSTA中英职业资格证书合作项目办公室

2026/3/3第四单元：信息的管理标准与大纲：计划课时：11工作回应周期、汇报及跟踪进展的重要性；办公室处理信息的种类；利用手工方式和电子系统进行信息存储的方法；对信息进行索引、归类、存储和检索；信息保密与安全的重要性；信息的传播方法和途径。

2026/3/3第四单元信息的管理中心思想：办公室是信息接收、存储、传递和应用的中心，现代企业行政管理，实际上是信息的管理。为了提高行政管理效率，必须使办公室人员掌握办公信息的存储、检索、传播的程序、系统和方法，并熟练的加以应用。

2026/3/3仔细学习本章后，你应该能够：说明在商业机构中程序和标准的必要性；给出如何报告和跟踪工作进展的细节；说明在办公室中处理的信息类型；解释如何使用标准的商业文件呈现信息；解释对信息的存储和有效检索的需要；说明用于信息的存储和检索的方法、系统和程序；

2026/3/3详述如何跟踪文档/文件；确定适合的索引和分类信息的方法；指出归类文档/文件的各种方法的细节；解释对特定商业信息的保密和安全的需要和如何保护这些信息；说明信息如何在组织机构中传播及其途径；概述信息和文档需要保留一段时间的原因。

2026/3/3主要内容：一、企业办公室中信息处理的程序和类型：（教材4.1，4.2）二、信息的存储、检索、分类的系统和方法：（教材4.3--4.5）三、信息的保密、安全及保存期（教材4.6、4.8）四、企业内信息传播途径（教材4.7）

2026/3/3信息的管理程序和类型系统和方法保密安全保存期信息传播的途经

2026/3/3一、企业办公室中信息处理的程序和类型：信息处理信息回应周期跟踪工作进展商务信息类型信息呈现形式

2026/3/3书面信息主要类型供应商信息客户的信息本单位信息具体业务信息

2026/3/3一、 企业办公室中信息处理的程序和类型（教材4.1，4.2）1、商务信息的回应周期：2、跟踪工作进展的方法：观察个人公文架上等待处理的工作数量；询问工作人员的工作进展情况；让工作人员填写质量控制表；了解各部分的工作进展情况是否符合工作期限要求。

2026/3/33、商务信息的类型：供应商信息。客户的信息。本单位的有关信息。具体业务信息。4、商务信息的有效呈现形式：订货单、发货票、发票假条、申请表、报销条

2026/3/3一、企业办公室中信息处理的程序和类型：（教材4.1，4.2）1、商务信息的回应周期企业信息回应周期是指企业为了提高工作效率、树立企业良好形象，在一般情况下正常处理某一个问题以及给客户或查询者“回应”答复所需要的时间。

2026/3/3案例4．1备忘录发给：行政助理发自：JPatel客户服务经理日期：2000年2月10日我收到客户的抱怨，他用电话查询信息，但不得不花很长时间等待回应。请区分下列电话的优先次序，并给你的部门处理电话查询的工作人员每人一份。完成的列表的复印件，应放在电话旁边显眼的位置。

2026/3/3Webster女士打的电话，要改变与Jones夫人两周前安排的约会。Planwell的设计师打的电话，有关正在修建的我们的新办公室需要紧急的决定。Sarangapani先生询问，关于我们广告征召助理会计师职位的细节。Sizer小姐打电话抱怨说，她两周前发出的意见信没有收到回答。Schmidt夫人电话询问关于我们一种产品的信息——她的公司正在考虑大量定购。

2026/3/3答案：按主次顺序排列来电Planwell的设计师打电话来，谈有关我们正在修建的新办公室所需要的一个紧急的决定。Sizer小姐打电话抱怨说，她两周前发出的意见信没有得到回答。Schmidt夫人打电话询问我们公司的一种产品的有关信息——她的公司正在考虑大量定购。Sarangapani先生来电询问我们广告征召助理会计师职位的有关细节。Webster女士打电话，要改变与Jones夫人两周前安排的约会。

2026/3/32、跟踪工作进展的方法一般情况下，跟踪工作进展常用的有以下几种方法：（1）观察法：观察个人公文架上等待处理的工作数量；（2）询问法：询问工作人员的工作进展情况；（3）填表法：让工作人员填写质量控制表，根据质量控制表了解工作人员的工作情况（4）分步检查法：如果任务被分成了几个部分进行，应了解各部分的工作进展情况是否符合工作期限要求。

2026/3/33、常见书面商务信息的类型通常情况下企业办公室工作处理的信息主要包括以下几个方面的类型：（1）供应商信息。企业作为客户，会需要与有关商家联系，以便得到某种服务或供应。因此，办公室应该收集一些与企业业务相关的或日常需要的服务商或供应商的信息，以便需要时可以及时方便