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职工健康体检档案管理操作指南

适用于企业/事业单位职工健康体检档案全生命周期管理

一、前言

职工健康体检档案是企业开展健康管理、保障职工健康权益的

核心数据资产，也是应对职业健康风险、满足合规要求（如《中华

人民共和国档案法》《个人信息保护法》《职业健康监护技术规

范》）的重要依据。本指南旨在规范职工健康体检档案的建档、收

集、整理、存储、使用、更新、销毁全流程操作，确保档案的真实

性、完整性、安全性与可利用性。

二、术语与定义

1.职工健康体检档案：企业为职工开展健康体检（含入职体检、

年度体检、专项体检）过程中形成的，记录职工基本信息、健康状

况、体检结果、健康评估及干预建议等具有保存价值的文字、图表、

影像（如超声、CT报告）、电子数据等资料的集合。

2.全生命周期管理：从档案“创建”到“销毁/永久保存”的全流程

管理，覆盖建档→收集→整理→存储→使用→更新→销毁7个关键

环节。

3.电子健康档案（EHR）：以电子形式存储的职工健康体检数

据，需符合《电子病历应用管理规范》《健康医疗大数据标准与安

全规范》要求。

三、管理职责分工

为避免责任模糊，需明确各参与方的职责：

部门/角色职责描述

人力资源部（HR）1.组织职工体检（确定体检机

构、通知职工、核对体检名

单）；2.收集体检资料（电子+

纸质）；3.核对职工基本信息

准确性；4.发起档案借阅、更

新、销毁的审批。

体检机构1.按规范出具体检报告（含纸

质版、标准化电子版本）；2.

及时向企业传输电子体检数据

（需加密）；3.配合企业核对

体检结果的真实性。

档案管理部门1.制定档案分类、存储、借阅

的操作细则；2.负责纸质档案

的装订、编号、入库；3.管理

电子档案系统（权限设置、备

份、灾备）；4.定期开展档案

质量检查。

职工本人1.如实填写《职工健康信息申

报表》（既往病史、家族病史

等）；2.核对个人体检报告的

准确性，如有异议及时反馈；3.

遵守档案借阅规则，不泄露他

人健康信息。

四、全生命周期管理流程

（一）阶段1：建档——规范初始化，确保“源头准确”

1.建档时机

新职工入职时（同步建立“基础健康档案”）；

年度体检/专项体检前（补