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行政文件归档管理制度资料安全与存储版.doc

行政文件归档管理制度资料安全与存储版

一、制度应用范围与背景

本制度适用于各类企事业单位、社会团体等组织的行政管理部门，用于规范行政文件从形成、流转、归档到存储、利用、销毁的全生命周期管理。旨在解决行政文件分散保管、易丢失、泄密风险高、查阅效率低等问题，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，支撑组织高效运营与合规管理。

二、行政文件归档管理全流程操作指引

（一）文件形成与收集阶段

操作主体：各文件形成部门（如综合管理部、人力资源部、财务部等）的经办人*

操作内容：

文件形成时需保证内容真实、准确、完整，格式符合组织统一规范（如用纸规格、字体字号、页边距等），电子文件需为最终版本并附带元数据（如创建时间、作者、修改记录）。

部门经办人*负责收集本部门形成的行政文件，包括但不限于：请示报告、会议纪要、规章制度、合同协议、工作计划与总结、人事任免文件、资质证书复印件等。

对收集的文件进行初步整理，检查是否有缺页、字迹模糊、电子文件损坏等情况，及时补充或修复。

输出成果：完整、规范的待归档文件（纸质+电子）及《文件收集登记表》（部门留存备查）。

（二）分类与整理阶段

操作主体：部门经办人、档案管理员

操作内容：

分类：采用“年度-机构-问题”三级分类法，一级按文件形成年度（如2024年），二级按形成部门（如综合管理部），三级按文件内容类型（如“综合类”“人事类”“合同类”）。