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采购跟单岗位说明书

一、岗位基本信息

1、岗位名称：采购跟单

2、岗位编号：＿____

3、所属部门：采购部

4、直接上级：采购经理

5、直接下级：无

6、岗位定员：＿____

7、岗位性质：负责跟进采购业务流程，确保采购任务顺利完成，

保障公司生产运营物资供应的执行性岗位。

二、岗位目的

本岗位旨在通过对采购订单从下达至交付全过程的跟进，协调供应

商、内部各部门之间的沟通与协作，确保采购物资按时、按质、按量

供应，满足公司生产运营需求，降低采购成本，提高采购效率和公司

整体效益。

三、岗位职责与工作内容

采购订单下达与跟进

1、接收采购申请单，与采购经理沟通确认采购需求的准确性和合

理性，明确采购物资的规格、型号、数量、交货时间、交货地点等详

细信息。

2、根据采购需求，筛选合适的供应商，通过询价、比价、议价等

方式，确定最终供应商，并签订采购合同或采购订单。

3、将采购订单及时准确地传达给供应商，确保供应商清楚了解订

单要求，并跟进供应商对订单的确认情况。

4、定期与供应商沟通订单执行进度，了解生产、备货、运输等环

节的情况，及时解决订单执行过程中出现的问题，如交期延误、质量

问题等。

供应商管理与沟通

1、建立和维护供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、

供应能力、产品质量、价格水平、售后服务等情况，定期对供应商进

行评估和考核。

2、与供应商保持密切沟通，建立良好的合作关系，及时反馈公司

对采购物资的需求变化和质量要求，协调供应商解决合作过程中出现

的问题，提高供应商的满意度和忠诚度。

3、关注供应商的生产经营状况和市场动态，收集供应商的相关信

息，为采购决策提供参考依据，如发现供应商可能存在影响订单执行

的风险，及时向上级汇报并采取相应措施。

内部协调与沟通

1、与公司内部各部门（如生产部门、仓库部门、质量部门等）保

持密切联系，及时了解生产计划的变更、库存情况、质量反馈等信息，

确保采购工作与公司整体运营协调一致。

2、在采购订单执行过程中，协调解决因采购物资与内部需求不匹

配、交货时间冲突等原因导致的问题，保障生产顺利进行。

3、定期向采购经理汇报采购订单的执行情况，包括订单进度、供

应商表现、存在问题及解决方案等，及时反馈工作中遇到的重大问题

和困难，寻求上级的支持和指导。

质量控制与检验

1、参与采购物资的质量控制工作，在采购合同或订单中明确质量

标准和验收要求，确保采购物资符合公司质量规定。

2、协助质量部门对采购物资进行检验和验收，提供相关技术支持

和信息，如发现质量问题，及时与供应商沟通协商解决，要求供应商

采取补货、换货、退货等措施，确保不合格物资不流入公司。

3、跟踪供应商对质量问题的整改情况，验证整改效果，防止类似

质量问题再次发生。

物流与交付跟踪

1、负责采购物资的物流安排，与供应商协商确定运输方式、运输

时间、运输费用等，确保物资安全、及时送达公司指定地点。

2、跟踪物资的运输过程，及时了解物流信息，如运输状态、预计

到达时间等，如发现物流异常情况，及时与物流公司沟通协调解决，

确保物资按时交付。

3、在物资交付前，与仓库部门沟通协调，做好收货准备工作，如

安排卸货人员、准备验收工具等，确保物资能够顺利入库。

4、参与物资的到货验收工作，核对物资的数量、规格、型号、质

量等是否与采购订单一致，协助仓库办理入库手续。

成本控制与合同管理

1、在采购过程中，严格控制采购成本，通过与供应商谈判、招标、

比价等方式，争取最优惠的采购价格和条款，确保采购成本在预算范

围内。

2、审核采购合同条款，确保合同内容合法合规、条款明确、责任

清晰，保障公司的合法权益，如发现合同条款存在问题，及时与法务

部门或采购经理沟通协商修改。

3、负责采购合同的签订、执行、变更、终止等管理工作，建立采

购合同台账，对合同执行情况进行跟踪和统计分析，及时发现并解决

合同执行过程中出现的问题。

文档管理与数据分析

1、负责采购业务相关文档的整理、归档和保管工作，如采购申请

单、采购订单、采购合同、供应商报价单、验收报告、物流单据等，

确保文档资料的完整