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企业文件归档与信息管理制度模板

一、总则

（一）目的

为规范企业内部文件的形成、收集、整理、归档、利用及销毁管理，保证文件信息的完整

性、安全性、可追溯性，提高信息资源利用效率，防范信息管理风险，特制定本制度。

（二）依据

依据《_________档案法》《企业内部控制基本规范》及公司内部管理要求，制定本制度。

（三）适用范围

本制度适用于公司总部、各部门、各子公司（以下统称“各单位”）在经营管理活动中形成

或具有保存价值的各种纸质文件、电子文件及声像资料的管理。

（四）基本原则

1.统一管理：档案管理部门（综合管理部）统筹负责公司档案管理工作的规划、指导、

监督与执行，各单位指定专人负责本单位文件归档工作。

2.规范有序：文件分类、编码、归档流程需符合统一标准，保证管理规范、流程清晰。

3.安全保密：严格执行保密规定，对涉密文件采取特殊管理措施，防止信息泄露、损毁

或丢失。

4.便于利用：在保证安全的前提下，优化档案检索与借阅流程，为公司经营决策、业务

开展提供高效信息支持。

二、管理机构与职责

（一）档案管理部门（综合管理部）职责

1.制定和完善公司文件归档与信息管理制度及相关操作细则；

2.负责对公司各单位文件归档工作进行指导、培训与监督检查；

3.接收、整理、保管、鉴定、统计、利用及销毁公司各类档案；

4.建立健全档案管理台账与检索系统，保证档案信息可快速查询；

5.负责档案库房的安全管理，落实防火、防潮、防虫、防盗等措施。

（二）各单位职责

1.指定专人（兼职档案管理员*）负责本单位文件的形成、收集、整理、初审及移交工

作；

2.严格按照归档范围与保管期限要求，保证应归档文件的完整性、准确性；

3.配合档案管理部门的检查与培训，及时整改文件管理中存在的问题；

4.负责本单位电子文件的形成、积累与初步整理，保证电子文件的真实性、可用性。

（三）兼职档案管理员*职责

1.负责收集本单位办理完毕的具有保存价值的文件材料，定期整理后向档案管理部门移

交；

2.对文件进行分类、排序、编页、填写归档目录，保证符合归档要求；

3.建立本单位文件管理台账，动态跟踪文件流转与归档情况；

4.参与档案管理部门组织的业务培训，提升文件管理水平。

三、文件分类与编码规则

（一）文件分类

根据公司业务性质及文件内容，将文件分为以下类别（可根据实际调整）：

1.行政管理类：包括公文、会议纪要、规章制度、工作计划、总结、请示报告等；

2.经营管理类：包括合同协议、招投标文件、项目可行性研究报告、市场调研报告等；

3.财务管理类：包括财务凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等；

4.人力资源管理类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、劳动合同、人事档案等；

5.科技研发类：包括研发项目立项、技术方案、实验报告、专利申请、成果鉴定等；

6.声像类：包括照片、录音、录像、光盘等；

7.其他类：未纳入上述类别但具有保存价值的文件。

（二）文件编码规则

档案采用“分类号-年度-部门代号-件号”的编码方式，具体规则

1.分类号：用两位大写字母表示（如“XZ”代表行政管理类、“CW”代表财务管理

类）；

2.年度：用四位数字表示文件形成年份（如“2024”）；

3.部门代号：用两位大写字母表示（如“BG”代表办公室、“SC”代表生产部）；

4.件号：用三位流水数字表示，每年从“001”开始顺排。

示例：XZ-2024-BG-001，表示2024年办公室形成的行政管理类第1号档案。

四、归档范围与保管期限

（一）归档范围

凡反映公司经营管理活动、具有查考利用价值的文件材料，均需归档，具体包括：

1.公司发展规划、年度计划、工作总结、请示批复等；

2.以公司名义发布的各类文件、会议纪要、领导讲话；

3.合同协议、招投标文件、项目验收报告等业务文件；

4.财务报表、审计报告、税务申报表等财务资料；

5.员工名册、劳动合同、薪酬发放记录、培训档案等人事资料；

6.研发项目资料、专利证书、技术图纸等科技资料；

7.公司获得的荣誉证书、奖牌、媒体报道等资料；

8.具有保存价值的电子文件、声像资料等。

（二）保管期