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信息科项目管理自查存在问题及整改措施

XX医院信息科

2024年X月X日

一、引言

为深入落实《XX医院信息化建设管理办法》《国家卫生健康委关于进一步推进医疗机构信息化建设的指导意见》等文件要求，全面提升信息科项目管理规范化水平，排查项目全流程管控漏洞，保障信息化项目建设质量与投资效益，信息科于2024年X月X日至X月X日组织开展了近3年信息化项目管理专项自查工作。本次自查覆盖2021-2023年所有立项、在建、已验收的信息化项目，共计18个，总投资约568万元。通过自查，系统梳理项目管理各环节存在的问题，制定针对性整改措施，建立长效管理机制，为医院数字化转型提供坚实支撑。

二、自查工作概况

（一）自查组织架构

成立由信息科主任任组长，项目管理员、运维工程师、财务对接人、法务专员为成员的自查小组，明确分工：组长统筹自查工作，项目管理员负责项目流程追溯，运维工程师负责系统运维核查，财务对接人负责成本管控审计，法务专员负责合规性审查。

（二）自查范围与规模

本次自查覆盖2021-2023年期间的18个信息化项目，具体情况如下：

已验收项目12个，占比66.7%，涉及投资412万元；

在建项目4个，占比22.2%，涉及投资126万元；

待立项项目2个，占比11.1%，涉及投资30万元；

项目类型涵盖系统升级、硬件扩容、软件开发、网络安全等四大类。

（三）自查方式

采用“资料查阅+现场访谈+系统核查+流程追溯”相结合的方式：

1.资料查阅：调取项目立项申请、需求文档、合同、验收报告、运维日志等档案资料共72份；

2.现场访谈：与12个业务科室对接人、6名项目实施人员进行访谈，收集用户反馈；

3.系统核查：对15个在用信息系统的运行数据、维护记录进行抽样核查；

4.流程追溯：对项目立项、变更、验收等关键节点的审批流程进行全链条追溯。

三、项目管理存在的主要问题

（一）项目立项阶段管控不足

1.需求调研不充分，用户参与度低

抽查12个已验收项目，仅5个项目的需求文档有业务科室负责人签字确认，占比41.7%；3个项目在建设过程中需求变更超过3次，占比25%。例如2022年“门诊排队叫号系统升级”项目，因前期未调研儿科夜间急诊专属需求，上线后紧急加开儿科夜间叫号通道，导致工期延误7天，额外增加开发成本1.2万元。

2.立项论证不严谨，可行性分析缺失

4个在建/待立项项目中，仅1个项目提交了完整的可行性研究报告，占比25%；所有待立项项目均未开展成本效益测算，如2023年拟立项的“临床数据中心一期”项目，仅提交初步技术方案，未测算投资回收期、年运维成本等核心指标，无法支撑决策。

3.审批流程不规范，节点缺失

18个项目中，3个项目的立项审批表缺少分管院领导签字，占比16.7%；其中2023年“医学影像归档与通信系统（PACS）扩容”项目，仅由信息科内部审批，未提交院办公会审议，存在合规风险。

（二）项目建设过程管控不到位

1.进度管控乏力，工期延误突出

12个已验收项目中，5个项目实际工期超出计划工期10%以上，占比41.7%。例如2021年“电子病历系统升级”项目，计划工期90天，实际工期112天，延误22天，主要原因是未建立固定进度例会机制，进度跟踪仅靠口头汇报，无书面记录，导致问题发现滞后。

2.质量管控缺失，测试环节不规范

抽查8个项目的测试报告，仅3个项目包含完整的功能、性能、安全测试记录，占比37.5%；4个在建项目中，仅1个项目开展每周质量巡检，占比25%。如2023年“智慧病房系统”项目，硬件安装完成后未进行压力测试，上线前发现系统在高峰时段响应延迟超过5秒，需紧急优化。

3.变更管理不规范，合同同步缺失

12个已验收项目中，6个项目存在需求变更，但仅2个项目按规定提交了《需求变更申请单》并组织评审，占比33.3%；3个项目变更涉及成本调整，但未签订补充协议，如2021年“医院信息系统（HIS）安全加固”项目，新增日志审计功能增加成本8万元，未同步更新合同条款，存在财务风险。

（三）资源配置与成本管理不精细

1.人力资源不足，专业能力匹配度低

信息科现有2名项目管理员，人均负责9个项目，远超合理负荷；4名运维工程师中仅1人持有PMP项目管理证书，占比25%；部分项目未固定业务对接人，如“临床路径管理系统”项目建设期间对接人更换3次，每次交接耗时5天，严重影响沟通效率。

2.预算编制粗糙，执行偏差较大

12个已验收项目中，7个项目实际成本超出预算5%以上，占比58.3%。例如2022年“智慧药房系统”项目，预算85万元，实际支出94万元，超支10.6%，主要原因是预算编制时遗漏硬件运输、安装费用，未考虑应急储备金。

3.供应商管理薄弱，履约评估缺失

现有12家合作供应商中，仅3家有完整的履约评估记录，占比