T_CEC 1012—2024 电力企业招标采购电子文件归档规范.docxVIP

T/CEC1012—2024电力企业招标采购电子文件归档规范

前言

本文件规定了电力企业招标采购电子文件的归档范围、归档要求、归档流程、整理方法、保管与利用、鉴定与销毁等内容。

本文件由中国电力企业联合会提出并归口。

本文件遵循开放、公平、透明、协商一致和促进贸易和交流的原则，按照《标准制定程序文件_CEC》制定。

本文件规定的内容符合国家有关法律法规和强制性标准的要求，没有侵犯他人合法权益。

本文件起草人：李娟、王浩、张敏、刘峰、陈丽、赵伟、周静、吴涛、郑亮、马丽、孙强、朱敏、胡涛、林芳、郭亮、黄涛、董敏、韩静、冯涛、曹敏。

本文件起草单位：中国电力企业联合会、国家电网有限公司、中国南方电网有限责任公司、国网电力科学研究院有限公司、南网科研院有限责任公司、中国电力工程顾问集团有限公司、中国能源建设集团有限公司、中国电力建设集团有限公司、电力设备制造企业、相关科研院校、招标代理机构。

本文件于2024年08月01日发布，2024年11月01日实施。

1范围

本文件规定了电力企业招标采购活动中产生的电子文件的归档范围、归档要求、归档流程、整理方法、保管与利用、鉴定与销毁等通用规范。

本文件适用于各类电力企业（包括发电企业、供电企业、电力建设企业、电力设备制造企业等）招标采购活动中电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全流程管理。

本文件不适用于电力企业涉密招标采购电子文件的归档管理，涉密电子文件归档应按照国家及行业涉密信息管理相关规定执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与管理规范

GB/T29194电子文件元数据规范

GB/T31022电子文件存储与交换格式通则

DA/T58电子档案管理系统功能要求

DL/T800电力企业标准编制规则

T/CEC1001—2020电力行业质量管理体系实施指南

T/CEC1020—2023电力企业档案管理规范

《中华人民共和国招标投标法》

《中华人民共和国招标投标法实施条例》

《电子档案管理办法》

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1电力企业招标采购电子文件

电力企业在招标采购活动中，通过电子招标采购平台、计算机系统等形成的，以数字形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，可被计算机识别和处理的文件，包括电子公文、电子合同、电子标书、电子评审资料、电子成交报告等。

3.2电子文件归档

将电力企业招标采购活动中形成的具有保存价值的电子文件，按照规定的范围、要求和流程，整理后移交至档案管理部门进行集中保管的过程。

3.3电子文件元数据

描述电力企业招标采购电子文件的内容、结构、背景、管理过程等信息的数据，包括文件名称、形成时间、形成单位、责任人、文件格式、存储位置等。

3.4电子文件真实性

电子文件的内容、形成过程和形成者真实可靠，与实际招标采购活动一致，无篡改、伪造等情况。

3.5电子文件完整性

电力企业招标采购电子文件的内容、附件、相关说明等齐全，无缺失、破损等情况，能够完整反映招标采购活动的全过程。

3.6电子文件可用性

电子文件能够被计算机正常读取、显示、打印和利用，存储载体完好，无损坏、丢失等影响使用的情况。

3.7电子档案

经归档整理后，具有保存价值、可长期保管和利用的电力企业招标采购电子文件及相关元数据的集合。

4归档范围

4.1招标阶段电子文件

4.1.1招标立项相关文件：招标立项申请、审批文件、立项批复、招标计划、资金证明等电子文件。

4.1.2招标文件相关文件：招标文件（含澄清、修改文件）、招标文件编制说明、审核记录、发布公告、报名信息等电子文件。

4.1.3招标代理相关文件：招标代理委托合同、代理机构资质证明、代理服务协议等电子文件（如有）。

4.2投标阶段电子文件

4.2.1投标文件：投标人提交的电子投标文件（含正本、副本、附件）、投标函、投标保证金缴纳凭证、资格证明文件等电子文件。

4.2.2投标相关记录：投标报名记录、投标文件接收记录、投标文件密封性检查记录等电子文件。

4.3开标与评标阶段电子文件

4.3.1开标相关文件：开标记录表、开标现场照片/视频、投标人签到表、唱标记录等电子文件。

4.3.2评标相关文件：评标委员会组成名单、评标专家资质证明、评标标准、评标打分表、评标报告、澄清说明记录、废标理由说明等电子文件。

4.4定标与成交阶段电子文件

4.4.1定标相关文件：定标报告、定标审批文件、中标候选人公示、中标通知书等电子文件。

4.4.2成交相关文件：成交合