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会《计信息相关系统及其课程设计》八

第八章采购与付款子相关系统

本旗目标

【本章目标】

1、工采购与付款业务流程

2、采购与付款子相关系统的特点

3、采购与付款子相关系统的目标

4、电算化环境下采购与付款子相关系统的主要流程

5、采购与付款子相关系统主要数据文件和功能结构

【学习合适的内容】

8.1采购与付款循环的核算与管理相关需求分析

8.2电算化环境下采购与付款子相关系统的流程分析

8.3采购与付款子相关系统总体结构设计

第一节

8.1采购与付款循环的核算与管理相关需求分析

采购与付款业务循环是企业经营活动中一个非常重要的业务循环。一般来讲，企业从采购到付款经历的步骤如图8

-1所示：

图8-1：采购到付款业务的主要步骤

从图中可知，当企业物资不足时，请购部门发出请购单进行采购申请：采购部门接受请购申请后，确认相关需求，

选择货源和供应商，编制和发出采购订单；当货物抵达企业时，验收剖门检验货物并进行确认：当采购发票到达企业

后，财务部门确认发票，并在规定的时间内进行付款。

一、采购与付款业务流程分析（重点）

1、采购与付款业务涉及的部门

一般来讲，采购与付款业务涉及五个重要的部门:

①请购部门：

②采购部门：

③验收部门；

④财务部门；

⑤供应商（外部部门）。

2、基本流程概述

行业不同，采购叮付款处理流程也不同，即使是同一行业，有些企业采购货物品种多、流程复杂，有些企业采购

业务简单，流程也简单。一般说来，工环境下，采购与付款的基本流程如图8-2所示：

图8-2：采购的基本业务流程

3.流程说明

①请购。当企业需要采购存货时，请购部门提交购买存货的请购单，并送到采购部门。

②采购审批。采购部门收到请购单，由专职人员负责确认请购相关需求，即确定请购单的数量等是否在规定的限

额之内，如果在限额之内，审批通过。

③选择供应商。采购部门要根据供应商的报价、存货的规格、送货条件、存货质量、售后服务等要素选择优质供

应商。

④编制采购订单。反映所选择供应商、采购数据、付款方式等信息。

⑤发出订单。将订单发给供应商，同时将采购订单提供给财会部口、验收部门。

⑥验收。当存货送到验收部门（仓库）时，验收部门的承办人首先在采购订单档案中找出采购订单•进行核对。

如果验收合格，编制验收报告，并将验收报告送到财会部门，同时将相应信息传递到存货子相关系统。

⑦处理采购发票。当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与验收报告、采购订单进行核对，i\n

存货成本，编制记账凭证并登记账簿。

借：原材料或物资采购等

应交税金——应交增值税（进项税额）

贷：应付账款

⑧付款。在付款到期时，财会部门向供应商签支票付款。同时羯制记账凭证，进行账务处理。

借；应付账款

贷：银行存款

某些供应商对于快速还款提供折扣。例如，折扣政策：2/10.n/30,表示购买者在票寄出10天内付款可以享受

票金额2%的折扣，如果不享受折扣则须在30天之内支付全部款项。当企业决定要享受这种折扣，则以特吹的账户记录

折扣的金额，并编制记账凭证、登记账簿，更新应付账款等账户。

借：应付账款

贷：银行存款

财务费用

二、采购与付款核算和管理的特点

通过上述流程分析可以看出，采购与付款业务核算与管理有以下特点：

1.数据存储量大

企业为了满足生产相关需求，采购大量的物资、材料，商业企业为了用于销售也要采购大量的商品，这些存