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物业公司供应商与合同管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范物业公司供应商管理流程，明确合同全生命周期管控要求，保障物业服务质量的稳定性与一致性，维护业主合法权益及公司财产安全，降低运营风险，提升物业整体服务品质与市场竞争力，依据相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条制定依据

本制度依据《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》《物业服务企业资质管理办法》等国家现行法律法规，结合公司《物业企业质量管理手册》《供应商管理规范》等内部管理制度，以及物业服务行业相关标准与规范制定。

第三条适用范围

本制度适用于公司总部各部门、下属各项目管理处，涵盖所有与公司建立合作关系的供应商（包括但不限于保洁服务、安保服务、绿化养护、工程维修、设备维保、物资材料等各类供应商），以及公司与供应商之间签订的各类服务、采购、合作等合同的全流程管理活动。

第四条管理原则

公开透明原则：供应商遴选、合同签订等关键环节公开透明，杜绝暗箱操作，保障潜在供应商平等参与权。

公平公正原则：对所有供应商一视同仁，统一评价标准与管理要求，避免歧视性待遇。

质量优先原则：以服务质量与产品品质为核心，优先选择资质齐全、信誉良好、履约能力强的供应商。

风险防控原则：强化供应商准入审核与合同合规审查，全程管控合作与履约风险，防范法律与经营损失。

动态管理原则：建立供应商准入、考核、退出机制，以及合同动态跟踪机制，实现优胜劣汰与流程优化。

合作共赢原则：与优质供应商建立长期稳定合作关系，通过沟通协作共同提升服务质量，实现双方共同发展。

第二章供应商管理

第一节供应商准入管理

第五条供应商分类与资质标准

公司根据服务类型、专业需求及合作深度，将供应商划分为服务类、物资类、工程类三大类别，每类下设细分子类，并制定差异化资质准入标准：

服务类供应商：包括保洁、安保、绿化、餐饮等直接面向业主的服务提供者，需具备行业主管部门颁发的经营许可证（如安保服务商需持有《保安服务许可证》），从业人员需持证上岗（如保洁人员提供健康证、安保人员具备《保安员证》），无重大违法违规记录及不良行业口碑。

物资类供应商：涵盖办公用品、清洁耗材、维修配件等消耗品及设备供应商，需提供产品合格证、检测报告及品牌授权书，特殊物资（如消防、安防产品）需通过国家3C认证及行业准入检测，确保产品符合国家环保及安全规范。

工程类供应商：包括电梯维保、消防设施、水电改造等专业技术服务商，需具备相应专业资质等级证书（如电梯维保需持有《特种设备安装改造维修许可证》），项目经理需具备对应执业资格证书，近三年无重大工程质量事故记录。

所有供应商需提供近三年财务审计报告，确保注册资本不低于50万元，无重大债务纠纷及行政处罚记录，商业信誉良好。

第六条供应商遴选流程

供应商遴选遵循“资格预审-综合评审-实地考察”三阶段流程，由采购部牵头组织，相关业务部门配合实施：

1.资格预审：通过公开招标、邀请招标、行业协会推荐、网络平台收集、同行推荐及供应商自荐等渠道收集供应商信息，要求供应商提交《供应商准入申请表》、资质证明文件、过往合作案例及服务方案，采购部在5个工作日内完成文件审核，剔除不符合基本资质要求的供应商。

2.综合评审：组建跨部门评审小组（由采购部、工程部、客服部、财务部、法务部负责人组成），采用量化评分表进行打分，评分维度包括企业资质（20分）、服务方案（30分）、报价合理性（20分）、过往业绩（20分）、应急能力（10分），综合得分80分及以上者进入下一环节。

3.实地考察：评审小组对通过综合评审的供应商进行现场核查，重点考察其办公场所、仓储条件、人员配置、设备设施及实际服务能力，形成《实地考察报告》，作为准入决策的重要依据。

第七条准入审批与名录管理

供应商准入由评审小组结合综合评审及实地考察结果提出建议，报总经理办公会审批，审批通过后纳入《合格供应商名录》，并通过公司内部系统公示3个工作日，接受监督。

《合格供应商名录》实行分类分级管理，分为A级（核心供应商，合作期限2年，享有优先续约权及服务费优惠）、B级（常规供应商，合作期限1年，每年复评）、C级（备选供应商，仅紧急情况下启用，合作期限不超过6个月）。名录每季度更新一次，确保供应商队伍优质稳定。

建立供应商准入“绿色通道”，对于新技术、新服务领域的优质供应商，可采用“一事一议”方式简化流程，需经总经理特批。

第二节供应商合作管理

第八条合同签订规范

供应商合作必须签订正式书面合同，合同文本采用公司标准化模板，由采购部结合合作实际情况起草，明确双方权利义务、服务/产品标准、价格、履约期限、付款方式、违约责任、争议解决等核心条款。

合同签订前，需经法务部审核条款合法性，财务部审核付款条件，相关业务部门审核服务/产品标准，确保合同条