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会议室使用管理办法

为规范公司会议室使用管理，提升资源利用效率，保障会议秩序与环境整洁，维护设备资产安全，结合公司实际运营需求，制定本管理办法。本办法适用于公司总部及各分支机构所属全部公共会议室（含视频会议室、小型讨论室、培训教室等功能区间），涵盖内部会议、跨部门协作会议、客户接待会议、线上视频会议等各类会议场景。

一、管理职责划分

公司行政事务部为会议室统筹管理部门（以下简称“行政部”），负责建立标准化管理流程，监督执行情况；各部门及分支机构综合管理岗为使用责任主体，需配合落实使用规范；全体员工为直接使用人，应遵守本办法各项要求。具体职责如下：

（一）行政部管理职责

1.资源统筹：建立“会议室管理台账”，记录各会议室位置、容量（按标准座椅配置计，小型讨论室≤8人，中型会议室8-20人，大型会议室＞20人）、设备配置（含投影仪/电子屏、音响系统、麦克风、视频会议终端、白板/书写板、网络接口等）、开放时段（工作日8:30-18:00为常规使用时段，非工作时间需特别申请）等基础信息，定期更新并通过OA系统同步至全体员工。

2.日常维护：每日早8:00前完成会议室清洁（含桌面、地面、座椅、设备表面除尘，垃圾清倒）、设备调试（重点检查投影画面清晰度、音响无杂音、视频会议终端联网状态、白板笔/擦具齐全）；每周五下班前开展全面检查，包括电路安全（无线路老化、插座过载）、消防设施（灭火器压力值正