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监理单位洽商资料整理交底规范

一、总则规范

（一）适用范围。本规范适用于监理单位在工程洽商过程中，对相关资料的系统性整理与交底工作，确保资料完整性、准确性与可追溯性，为工程决策提供依据。

（二）基本原则。资料整理应遵循“统一标准、分类归档、动态更新、全程留痕”原则，实现洽商信息闭环管理。

二、组织与职责

（一）权责划定。各单位主要负责人是第一责任人，分管领导负直接责任，具体执行由项目监理部负责落实。

（二）部门分工。技术部负责专业资料审核，档案室负责归档管理，综合部负责统筹协调，各部门需明确专人对接。

（三）协作机制。建立“日清周结月复盘”工作机制，每日下班前完成当日洽商资料整理，每周五汇总上周问题，每月首日提交月度报告。

三、资料收集与分类

（一）收集范围。包括但不限于洽商会议纪要、变更申请单、设计变更图、费用调整协议、现场签证单等。

（二）分类标准。按资料性质分为“技术类、经济类、管理类”三大类，技术类包含图纸变更、技术核定单等；经济类包含费用调整、索赔单据等；管理类包含会议纪要、工作联系单等。

（三）收集要求。实行“谁产生谁收集”制度，资料收集必须同步记录收集时间、来源、经办人等信息。

四、资料整理与审核

（一）整理流程。采用“收集-分类-编目-审核-归档”五步法，具体流程如下：

1.收集阶段需在资料产生后2小时内完成初步收集；

2.分类阶段需按上述分类标准进行划分；

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