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接待前期准备管理规定

第一章总则

1.1目的

为统一公司对外接待形象，降低接待风险，提升客户体验，特制定《接待前期准备管理规定》。本规定适用于公司总部、各事业部、子公司及驻外机构所有涉及政府、客户、媒体、投资人、合作伙伴等外部来访的接待活动。

1.2法规依据

《中华人民共和国安全生产法》第36条、第42条；《中华人民共和国个人信息保护法》第13条、第23条；《中华人民共和国保密法》第21条；《机关事务管理条例》第18条；ISO9001:20158.2.3顾客沟通条款；ISO45001:20186.1.2危险源辨识条款。

1.3名词定义

“一级接待”：副部级及以上政府领导、年采购额≥1亿元客户、全球Top100媒体；“二级接待”：处级政府领导、年采购额≥3000万元客户、行业主流媒体；“三级接待”：其他常规商务访客。

第二章职责矩阵

2.1接待决策人（公司级副总裁及以上）

审批一级接待方案、预算、礼品档次，对突发事件负最终责任。

2.2接待主责部门（行政中心接待科）

制定《接待任务书》，统筹车辆、会议室、餐饮、住宿、讲解词、应急演练，建立“一单一档”电子及纸质双套台账。

2.3业务部门接口人

提供访客真实业务需求、禁忌、决策链，提前5个工作日锁定演示环境、样板工厂、专家时间。

2.4安全环保部

一级、二级接待提前7日完成危险源二次辨识，出