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公司档案管理及文档生成AI系统运维与安全规范

第一章总则

第一条为加强公司档案管理与文档生成AI系统的安全稳定运行，保障电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性，防范人工智能应用带来的数据泄露与内容风险，特制定本规范。

第二条本规范适用于公司内部使用的档案管理平台及集成的文档生成AI功能（以下简称“系统”）的日常运维、数据管理、安全防护、使用授权与应急处理。

第三条系统运维与安全遵循以下基本原则：

（一）安全优先：任何功能迭代与运维操作不得降低安全保障水准；

（二）最小授权：账号权限按岗位需求严格划分，禁止越权访问；

（三）全程留痕：所有档案操作与AI生成行为必须保留不可篡改的日志；

（四）人机协同：AI生成文档须经人工审核确认后方可归档或外发；

（五）合规底线：严格遵守《档案法》《数据安全法》《个人信息保护法》及《生成式人工智能服务管理暂行办法》等法律法规。

第二章术语与定义

第四条核心术语释义：

电子档案：公司业务活动中直接形成、具有保存价值的电子文件及元数据。

文档生成AI：利用大语言模型等技术，根据输入指令或模板自动生成、润色、摘要、翻译文档的功能模块。

敏感档案：包含商业秘密、个人隐私、重要经营信息及公司明确标识密级的档案。

提示词（Prompt）：用户为引导AI生成特定内容而输入的指令文本。

第三章系统运维管理

第一节运维组织与监控

第