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行政行业办公室秘书会议组织规范手册

第1章会议组织基础规范

1.1会议基本信息确认

秘书需在会议启动前24小时内，通过内部OA系统或专用台账，精确锁定会议标题、会议时间（精确到分钟）、会议地点（含具体楼层与会议室编号）、主持人及记录人姓名，并将上述信息录入“会议管理电子档案”，确保信息源头的唯一性与准确性。秘书需核对会议通知单与正式公文红头文件的一致性，若发现时间地点不符，应立即启动修正流程，并同步更新档案记录，同时向相关职能部门负责人发送《会议信息修正确认函》，确保各方对基础信息的认知高度统一。

秘书需核实参会人员名单中的职务与职级信息，特别是对于拟列席的上级领导或重要