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行政行业办公室秘书公文收发处理手册

第1章公文登记与归档管理

1.1收文登记规范流程

收文登记是行政办公室处理公务的第一步，旨在确保公文来源清晰、责任明确。秘书需核对公文封面、编号及日期，确认文件是否属于本机关职权范围，若发现错发、漏发或涉密文件，应立即上报并暂停处理，严禁私自阅签。登记时需填写《收文登记簿》，按“日期+顺序号”格式填写，记录来文单位、发文字号、标题、密级及紧急程度。若遇紧急公文，需在登记栏注明“特急”并附简要事由，以便后续优先流转。

签收环节要求秘书在公文送达后30分钟内完成签收，并在回执单上注明“已收悉”及接收时间，同时检查公文封面是否有破损或污损，若有需当场记录并拍照留存证据。收文后24小时内，秘书需将原件复印或扫描至电子档案系统，并录入《收文登记台账》，记录处理时限、拟办部门及拟办人，确保公文流转无断档。对于涉及重大决策或敏感事项的收文，秘书需立即启动“首问负责制”，将公文转交至分管领导或指定专责人员，并同步在OA系统中发起“紧急督办”流程。

收文处理完毕后，秘书需在3个工作日内完成《收文登记簿》的归档保存，保留至少5年，以备上级审计或历史查询，确保档案可追溯。

1.2发文登记与编号规则

发文登记是公文形成的起点，秘书需依据《党政机关公文处理工作条例》核对拟办事项，确认发文机关、事由及主送单位无误后，方可进行编号登记。发文编号