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档案管理与利用规范手册

第1章总则

1.1适用范围与定义

本手册适用于本机构内所有具有档案价值的纸质、电子及数字化档案的全生命周期管理，涵盖从形成、收集、整理、归档、保管、利用到销毁的全过程。“档案”在此定义中，指过去或现在具有保存价值，经过形成、收集、整理、归档、保管、利用等程序后形成的，以文字、图表、声像等不同载体记录了机关、团体、企业和其他单位活动过程、反映客观情况的信息资料。

“档案管理”是指对档案的收集、整理、保管、统计、利用及鉴定销毁等工作的组织、协调和管理活动，旨在确保档案的真实性、完整性和安全性。“档案利用”是指利用档案获取信息以解决工作问题、辅助决策或开展研究的过程，包括查阅、复制、借阅、数字化转换及网络传输等具体行为。本手册依据国家档案法律法规、行业标准及本机构实际情况制定，是指导档案管理工作开展、规范操作流程及明确责任主体的根本依据。

“档案安全”是指档案在物理环境、技术环境及管理环境中的稳定状态，任何导致档案损毁、丢失或泄露的行为均被视为安全威胁。“电子档案”是指以电子载体（如硬盘、光盘、服务器、数据库）存储的，具有可存储、可访问、可传输功能的档案形式，与传统档案在物理形态上存在显著差异。“归档”是指将已形成的具有保存价值的档案，按照一定期限和程序，移交给档案机构统一保管，使其脱离使用状态进入保存状态的过程。

1.2编制目的与依据

本手册旨在建立一