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企业档案规范化整理与利用手册（执行版）

第1章基础规范与标准体系

1.1档案管理基础定义与适用范围

档案定义是指社会组织在实现其职能过程中，直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。根据《企业档案管理规定》，档案是反映单位活动全过程的记录，具有真实性、全面性、系统性和长期保存价值。②适用范围涵盖企业总部、各下属分公司、子公司以及独立核算的核算中心，包括生产经营、行政管理、人力资源、财务法务、设备设施等所有业务板块的原始凭证、合同、报表、会议纪要及专项报告。本手册所指的“企业档案”特指已归档、定级完成并纳入企业统一档案管理系统中的实体及电子档案，不包含正在流转过程中的待归档草稿或即时的临时性记录。④适用范围不仅限于纸质档案，同样包含企业内部的电子档案（如OA系统归档文件、ERP数据库中的业务数据、云盘存储的业务文件），并延伸至企业对外移交的档案，如并购重组中的历史资料移交及资产处置档案。⑤所有涉及档案管理的岗位人员，无论其是否具备档案管理专业背景，都必须接受本手册规定的统一培训，确保在档案收集、整理、保管、利用等环节操作合规，杜绝因个人理解偏差导致的档案流失或违规。本体系适用于企业从初创期到成熟期全生命周期的档案管理活动，特别针对新设企业需建立档案制度，对改制企业需开展档案清理与规范工作，确保档案工作始终处于受控状态。

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