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公证档案长期保管及查阅规定（2025版）

第一章总则

第一条为规范公证档案管理工作，确保证公证档案的安全、完整与有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公证法》及相关法律法规，结合公证业务发展实际及信息化建设要求，制定本规定。本规定旨在建立科学、严谨、高效的公证档案长期保管机制，并明确查阅流程与权限，以适应2025年及未来公证法律服务对档案管理的高标准需求。

第二条公证档案是公证机构在办理公证事项过程中直接形成的，对国家和社会、对当事人具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公证档案不仅是证明公证活动真实性的核心依据，也是维护当事人合法权益、预防纠纷、服务法治建设的重要凭证。

第三条本规定适用于各公证机构对公证档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、数字化及销毁等全过程管理。所有涉及公证档案处理的人员，包括公证员、档案管理员及经授权的查阅人员，均须严格遵守本规定。

第四条公证档案管理遵循“统一领导、分级负责、安全保密、便于利用”的原则。实行“谁公证、谁立卷、谁负责”的责任制，确保档案从形成到归档的全流程可追溯。同时，积极推进档案存储数字化转型，实现纸质档案与电子档案的“双套制”同步管理。

第五条公证机构应当设立专门的档案管理部门或指定专职档案管理人员，负责档案的日常管理与维护工作。档案管理人员应当具备良好的政治素质、职业道德和相应的