企业文件管理规范及标准化文件命名规则（正式发文版）.docxVIP

企业文件管理规范及标准化文件命名规则（正式发文版）

文件编号：QY-XZ-2025-008

生效日期：2025年06月15日

适用范围：公司各部门、全体在岗员工、项目组、外协对接文件、电子+纸质双文件

编制部门：行政综合部

第一章总则

1.1制定目的

为统一公司全部纸质文件、电子文件归档标准，规范文件编制、审批、收发、存储、借阅、销毁全生命周期管理；解决文件杂乱、查找困难、版本混乱、重复存档、涉密泄露、命名不统一问题；提升部门协同办公效率、保障企业经营资料合规可追溯、落实内控管理与档案合规要求，特制定本规范，全体部门强制执行。

1.2适用范围

覆盖公司行政公文、制度文件、人事资料、财务报表、项目资料、合同协议、对外函件、会议纪要、设计图纸、培训资料、内审资料、对外报送材料、临时办公文件；包含本地电脑文件、共享盘文件、云端存档、纸质档案全部资料。

1.3核心管理原则

标准化原则：统一命名、统一分类、统一存储、统一版本

唯一性原则：一份文件对应唯一文件名、唯一存储路径、唯一版本

可追溯原则：留存编制人、编制日期、修改记录、审批流程

安全保密原则：涉密文件分级管控，严禁私自转发、外泄、篡改

精简高效原则：禁止重复存档、无效文件留存、冗余备份

第二章企业文件层级与分类标准

2.1文件四级层级划分（公司统一归档架构）

一级类目（大类）：行政综合