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2026年供应商档案管理制度

供应商档案管理制度

一、总则

为规范公司供应商档案管理，确保供应商信息的完整性、准确性和及时性，提高采购工作效率，降低采购风险，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有采购活动涉及的供应商档案管理。

三、管理职责

1.采购部门负责供应商档案的建立、维护和更新工作。

2.财务部门负责供应商档案的财务信息审核工作。

3.质量部门负责供应商档案的质量信息审核工作。

4.法务部门负责供应商档案的法律合规性审核工作。

5.档案管理部门负责供应商档案的物理存储和保管工作。

四、供应商档案的建立

1.供应商档案应包括以下内容：

（1）供应商基本信息：供应商名称、地址、联系人、联系电话、传真、电子邮件、网址等。

（2）供应商资质证明：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、行业许可证等。

（3）供应商财务信息：财务报表、信用报告、银行资信证明等。

（4）供应商质量信息：质量管理体系认证、产品质量检验报告等。

（5）供应商法律合规性信息：合同履行情况、知识产权纠纷、劳动纠纷等。

（6）供应商合作历史：合作项目、合作时间、合作评价等。

（7）其他相关信息：供应商提供的特殊要求、注意事项等。

2.采购部门应在与供应商建立合作关系前，收集并审核供应商的基本信息、资质证明、财务信息、质量信息、法律合规性信息等，确保供应商信息的完整性和准确性。

3.采购部门应在收集到