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合同档案归档管理制度

我做企业行政档案管理快十年了，刚入行那会踩过要命的坑，就是因为公司没有一套清晰落地的合同归档制度，差点让公司平白损失十几万，从那之后我花了大半年时间，结合公司实际运营情况打磨出了这套制度，用了快六年改了四五版，现在已经完全顺了，再也没出过合同找不到的乱子。接下来我就把这套完整的制度整理出来，每一条都是实际踩坑总结出来的，既有规矩也留了人性化空间。

1总则

1.1制定目的

我当初下决心做这套制度，核心就是解决三个老问题：一是签完合同没人管，丢了找不到；二是找档案全靠人记，换个岗就成了无头案；三是权责不清，出了问题没人担责。好几年前那次出事我到现在都记得，当时业务部门签了一份建材供货合同，主办人签完随手放自己办公桌抽屉，调岗的时候交接没提，等对方结款的时候双方对条款各说各话，我们翻遍整个公司都找不到原件，最后没办法只能各让一步，公司多掏了十几万才摆平。所以这套制度的核心目的，就是规范合同从签署到存档、使用、销毁全流程的管理，把每一份合同都管得明明白白，守住公司的合法权益，避免再出这种低级错误。

1.2适用范围

这套制度适用于公司所有部门、所有对内对外签署的具备法律效力的合同及相关文件，不管是业务部门的大额销售合同，还是行政部几千块的办公用品采购合同，不管是纸质合同还是电子签合同，全部都要按这个制度执行，没有例外。我向来不赞成“金额小不用归档”的说法，我见过太