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对外函件发送审批管理办法

为进一步规范本单位对外函件发送管理，统一对外沟通口径，防范业务、法律与品牌风险，维护单位合法权益与对外信誉，结合单位日常运营实际情况，特制定本办法。我在综合行政部门从事公文管理相关工作快十年，见过太多因为审批流程缺失、私自发函闹出的问题：有业务部门为了赶项目进度，没走审批就发了承诺函，私自答应了超出单位政策的优惠条件，最后对方拿着函件找上门，单位既要兑现承诺损失利润，又坏了内部规矩；还有的部门发函写错了对方主体，内容表述歧义，差点引发不必要的诉讼，折腾了大半年才摆平。所以这个办法不是为了给大家的工作设卡添堵，而是给所有人的工作加一道风险防火墙，定规矩本质是保护大家，希望大家都能理解配合。

1总则

1.1制定目的

本办法的核心目的一是规范对外行文秩序，避免多个部门就同一事项给同一合作方发不同口径的函件，造成对方困惑，损害单位对外形象；二是防范各类风险，从内容、法律、权责多个层面把好审核关，避免因为内容错漏、违规承诺给单位带来经济损失和法律纠纷；三是明确权责划分，发函前把责任说清，出现问题也能快速定位解决，不会出现人人都不管、人人都担责的混乱情况。

1.2适用范围

本单位所有职能部门、下属分支机构、授权项目组，只要是以单位或部门名义对外出具的任何形式正式函件，全部适用本办法，没有例外。不管是给合作方的业务函、给监管部门的说明函、给相关方的告知函，还是邀请