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竣工资料数字化归档

我在工程档案管理岗位干了快十年，从最早天天泡在纸质档案库里翻资料，到现在陪着一个个项目完成竣工资料数字化归档，踩过不少坑，也见过太多因为做好数字化给后续工作省了大力气的例子。早些年行业里都认纸质归档，一套项目资料少则几百卷，多则上千卷，存起来占好几间档案库房，找资料的时候得搬梯子扛箱子，碰上受潮、发霉、虫蛀的老资料，翻完一身灰不说，还经常找不到需要的内容，更别说项目移交的时候，拉好几车资料来回跑，折腾得人仰马翻。最近这些年，随着数字城建和工程信息化的推进，竣工资料数字化归档已经从可选项变成了必选项，不少刚接触这项工作的同行，还有中小施工单位的资料员，经常会问我，这个工作到底要怎么做，哪些地方容易出问题。今天我就结合自己这些年的实际经验，从头到尾捋清楚整个流程和注意事项。

1竣工资料数字化归档的前期准备

很多人觉得数字化只是项目竣工后补的一道流程，随便扫扫描存起来就行，其实不对，准备工作从接收竣工资料那一刻就要做足，不然很容易做了半天无用功，最后还要返工耽误时间。

1.1竣工资料原件的预整理与合规性审核

数字化是把纸质原件的内容转化固定成电子版本，如果原件本身就不合格，数字化之后错误只会被永久保存，后续再修改补全要麻烦十倍。我前两年跟进一个大型商业综合体项目，施工单位赶竣工节点，匆匆忙忙就把资料交过来要求数字化，我们一开始没严把预审核这关，扫了快一半才发现，将