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高校档案问题告知书

各二级学院、职能部门、全体师生及校友：

为进一步规范我校档案全生命周期管理，维护档案的真实性、完整性、安全性与可利用性，切实保障学校、师生及校友的合法权益，结合近期上级教育主管部门档案专项督查、学校内部档案管理质量巡检及各类档案业务办理中发现的突出问题，现将有关问题、整改要求及后续管理规范告知如下，请所有相关主体严格遵照执行。

一、近期档案管理领域发现的核心问题梳理

本次排查覆盖学校综合档案、人事档案、学生档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、财会档案、声像档案、实物档案共10个门类，涉及2018年至2023年形成的所有归档材料，累计排查档案卷宗12.7万卷、零散待归档材料3.2万份，发现共性与个性问题合计7大类29项，具体如下：

（一）归档责任落实不到位问题

1.部门归档主体责任缺失：截至2024年3月，全校17个二级学院中仍有6个未按《普通高等学校档案管理办法》要求配备专职档案联络员，22个职能部门中有11个仅指定行政岗人员兼职负责档案工作，且兼职人员年均调整频率达62%，导致档案交接断层、归档连续性不足。2023年度应归档的2022-2023学年教学档案中，3个学院的课程考核材料、毕业设计（论文）归档率仅为41%，逾期时长最长达8个月。

2.个人归档义务履行不到位：2018年以来学校结题的127项国家级科研项目中，有32项未按要求将完整科研档案