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招标代理档案库房安全管理规定（2026修订）

第一章总则

档案安全是招标代理业务的法律底线与风险防火墙，也是应对审计、监管与诉讼的最后一道防线。本规定旨在通过物理环境硬隔离与管理制度软约束的双重手段，确保招标全过程档案（包括但不限于招标文件、投标文件、评标报告、音视频资料）的完整性、保密性与可用性。凡涉及公司档案库房（含电子档案服务器机房）的规划、建设、使用、维护及应急处置活动，均须遵守本规定。

本规定依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及GB/T11821-2002《照片档案管理规范》、GB50174-2017《数据中心设计规范》等标准制定，适用于公司全体员工及外来访客。

第二章管理体制与职责

由分管副总挂帅的安全委员会是确保制度落地的组织保障，必须打破“档案就是档案员的事”的孤岛思维，构建全员参与的责任链条。公司实行“统一领导、分级负责、专人管理”的安全管理体制，建立RACI（谁负责、谁批准、咨询谁、通知谁）矩阵明确权责。

档案安全领导小组

组长：由分管行政/档案的副总经理担任。

职责：每季度召开1次安全例会，审批年度安全预算（含维保、设备更新），协调解决跨部门资源冲突。每年12月底前组织完成年度安全复盘与次年计划制定。

产出：会议纪要（会后24小时内下发）、年度安全报告。

档案管理部门

责任人：档案部经理。

职责：负责库房的日常