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学校采购档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为全面规范学校采购档案归集、整理、保管、借阅、移交、销毁全流程管理，健全采购工作全程留痕、闭环溯源机制，保障学校各类零星采购、校内招标、政府采购、工程修缮、服务项目采购档案的完整性、真实性、规范性、安全性，防范档案缺失、资料遗失、流程无据可查等问题，有效应对财政核查、审计督查、内控检查，依据《中华人民共和国档案法》《政府采购法实施条例》《会计档案管理办法》《行政事业单位内部控制规范》《中小学财务制度》及上级教育、财政、档案管理相关规定，结合本校《采购与招标管理制度》《零星采购管理制度》等全套财务内控制度体系，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于学校所有使用财政性资金、自有资金开展的货物、服务、工程、修缮、物资耗材等全部采购项目档案管理工作，涵盖零星采购、校内询价、校内招标、竞争性磋商、单一来源采购、政府采购等各类采购方式产生的全套资料，涉及总务处、财务室、各使用部门、经办人员、监督人员，覆盖档案收集、整理立卷、分类归档、保管保密、借阅使用、移交存档、销毁处置全流程管理。

第三条核心管理原则

学校采购档案管理严格遵循全程归集、一事一档、真实完整、分类规范、专人保管、安全保密、全程可溯、长期备查的原则。坚持采购业务与档案归集同步推进，做到项目完结、资料齐全、即时归档、闭环管理，杜绝资料遗漏、后补造假、随意丢弃、私自