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样品确认状态与供应商沟通函件（4篇）范文

样品确认状态与供应商沟通函件第1篇

尊敬的_________：

我司（公司名称）现就样品确认状态与贵方（供应商名称）进行沟通，就相关样品的确认情况及相关事宜作出如下正式函件，供贵方参考并配合执行。

一、样品确认状态

贵方供应的样品（样品编号：_________）目前处于待确认状态，我司已对样品外观、材质、规格等基本内容进行了初步检查，确认其符合我司现行的采购标准及技术要求。

二、确认事项

1.样品外观：样品表面无明显瑕疵，颜色、尺寸、标识等与合同约定一致；

2.材质与规格：样品所用材料符合我司技术规范，规格参数与合同内容一致；

3.交付状态：样品已按合同约定完成生产并已寄送至我司指定收货地址（地址：_________）；

4.质量保证：样品在运输过程中无损坏，包装完好，符合安全运输要求。

三、沟通建议

为保证样品确认流程顺利进行，建议贵方于收到本函后____个工作日内，通过邮件或传真向我司反馈确认意见，并提供样品确认证明文件（如质检报告、检测证书等）。我司将根据贵方反馈情况，安排后续采购流程。

四、联系方式

如贵方有任何疑问或需要进一步沟通，请随时联系我司以下人员：

姓名：_________

职位：_________

_________