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会议室使用预约管理制度

第一章总则

第一条目的

会议室冲突的本质是资源错配而非空间不足。本制度通过量化预约规则、明确责任边界、建立违约成本，将会议室从“先到先得”的丛林状态转为“按需分配、违约必究”的秩序状态，确保会议室资源利用率不低于85%，内部会议准时开始率不低于95%。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及分支机构所有固定会议室、洽谈室、培训室、视频会议室（以下统称“会议室”）的预约、使用、变更、取消、设备操作、违约处理及应急管理。临时搭建的移动隔断间、开放讨论区不适用本制度，但应参照第四章使用规范执行5S管理。

第三条会议室分级定义

会议室按容纳人数、设备配置和战略用途分为三级，不同级别对应不同的预约权限和审批流程：

级别

容纳人数

典型配置

适用场景

审批要求

A级

20人以上

视频会议终端、双屏显示、无线投屏、录播系统、独立空调

董事会、客户签约、跨部门战略会、对外发布会

部门负责人审批

B级

8–19人

单屏显示、HDMI/VGA接口、基础音响、白板

部门例会、项目评审、内部培训

主管审批

C级

2–7人

显示器、白板、电话会议终端

小组讨论、面试、临时洽谈

自助预约，无需审批

第二章职责与权限

第四条归口管理部门

会议室管理混乱的根源，往往是责任边界模糊，而不是使用人素质不高。行政部作为会议室归口管理部门，承担以下具体职责：

每日