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纸质档案数字化改造方案

我在单位档案管理岗位工作快二十年了，这些年我每天打交道最多的，就是库房里那一卷卷堆得满满当当的纸质档案，大大小小十几个库房，从地面堆到天花板，每年接待查档的同事、群众，我都要带着爬梯子搬箱子，常常翻一下午才能找到要的材料，前段时间还有个快退休的老职工过来查早年的工龄材料，我们两个人翻了三个多小时才找着，老职工腿都站肿了，我看着心里特别不是滋味。更揪心的是，有些几十年前的档案纸张已经老化脆化，还有早年库房漏过水，部分档案边缘长了霉，翻的时候稍微用点力就掉渣，再过十几年说不定就没法看了。为了解决纸质档案存储难、调阅难、保护难的问题，我结合我们单位的实际情况，制定了这份纸质档案数字化改造方案，具体内容如下。

1项目背景与改造目标

1.1项目背景

我们单位从成立到现在已经走过了几十年的历程，累积归档的各类纸质档案近十万卷，涵盖文书档案、业务档案、人事档案、基建工程档案、会计档案五大类，其中形成时间超过三十年的老档案就有近三万卷。长期以来我们一直采用传统的纸质存储管理模式，存在不少难以解决的问题：一是存储空间占用大，十几个库房已经塞得满满当当，新增档案都找不到合适的地方存放；二是调阅效率极低，平均每查一份档案要花一到两个小时，遇上跨库房存放的，时间还要更长，经常耽误办事的进度；三是原生纸质档案保护难度大，受温度、湿度、虫害、水浸等影响，不少老档案已经出现不同程度的