文档归档管理规范确认函[7篇].docxVIP

第=PAGE1*2-11页（共=NUMPAGES1*22页）

PAGE

文档归档管理规范确认函[7篇]

文档归档管理规范确认函第（1）篇

尊敬的____公司：

根据我方与贵公司签订的《____合同》及相关业务合作条款，现就文档归档管理规范进行正式确认，以保证双方在业务往来中文件资料的规范管理与高效归档。

为保障业务合作的顺利进行，贵公司需严格按照我方提供的《文档归档管理规范》执行文档管理流程，包括但不限于：

1.归档文件范围：所有与本合同相关联的合同文本、业务往来函件、会议纪要、往来邮件、报销单据、财务凭证等均需纳入归档管理。

2.归档流程：文件需在生成后____个工作日内完成电子及纸质资料的归档，电子资料需同步上传至我方指定的文档管理系统，纸质资料需加盖公章并由相关负责人签字确认后归档。

3.归档存储：电子文档应存储于我方指定的服务器或云平台，纸质文档应按照分类标准存放在指定档案室，并定期进行清查与更新。

4.归档查阅：任何与本合同相关的资料均需在归档后____个工作日内可查阅，查阅需经我方指定人员授权。

5.归档交接：双方在业务合作终止后，需按规范完成文档的交接工作，保证资料完整、无遗漏。

请贵公司高度重视本规范的执行，保证文档管理工作的规范性与高效性。若在执行过程中有任何疑问或需要补充内容，请及时与我方联系，我方将尽快予以答复并协助解决。