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合同保管及归档制度

本制度适用于公司及下属全资子公司、控股子公司、实际控制关联经营主体所有具备权利义务约束属性民商事文书的保管与归档工作，覆盖范围包括但不限于各类书面合同、电子合同、框架合作协议、补充协议、履约确认书、意向性合作备忘录、涉外协议、行政类权责约定文书、劳动人事协议及对应附属法律文件，所有前述文件的全生命周期归集、存储、调阅、销毁流程均严格按照本制度执行，无任何例外空间。

一、职责划分

公司法务部为全公司合同保管及归档工作的归口管理部门，指定不少于1名具备3年以上法务从业经验的专职合同档案管理员，全权负责以下工作：统筹制定全公司统一的合同归档标准与操作细则，搭建全量合同电子归档管理系统并维护日常运行，对各部门提交的归档材料完整性、合规性进行核验，每季度组织开展合同归档合规培训，牵头每半年度的全量合同档案风险排查，审批所有涉密级合同的调阅、外借申请，统筹存量历史合同档案的合规梳理补录工作，专职档案管理员岗位设置脱密期要求，人员提出离职申请后必须完成30个工作日的脱密期交接，交接内容覆盖全部在册合同台账、电子系统权限、档案库房密钥，由法务总监与行政人事部经理双监交，三方签字确认交接材料无遗漏后方可完成离职流程，非法务岗人员一律不得代行专职档案管理员的核心审批权限。

行政部下设的实体档案管理岗承担物理合同档案的库房日常运维责任，负责管控档案库房的温湿度、安防系统运行，配合法务