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供应商拜访记录流程SOP——含拜访记录表和跟进表

【标签：采购管理|供应商管理|拜访记录】

【日期：2026年9月23日】

一、适用场景与核心原则

本SOP适用于各类组织对供应商进行现场拜访的计划、执行、记录和跟进管理，覆盖新供应商现场考察、供应商年度审核、质量问题现场处理、技术交流、合同谈判、关系维护等拜访类型。

不适用本SOP的场景：供应商来访接待按来访接待流程执行；电话或视频会议沟通按日常沟通记录管理；供应商投诉处理按供应商投诉处理流程执行。

六条核心原则：

目的明确，不搞“走过场”拜访。每次拜访须有明确的拜访目的和预期成果。无目的的拜访既浪费双方时间，也容易给供应商留下“不专业”的印象。拜访前须填写拜访计划，明确拜访要解决什么问题、了解什么信息、达成什么共识。

计划先行，不临时通知。拜访须提前与供应商预约，告知拜访目的、参与人员、需要供应商准备的资料。临时拜访可能遇到供应商关键人员不在、资料不齐等情况，影响拜访效果。

记录真实，不凭记忆补记。拜访过程中须实时记录关键信息，包括供应商的陈述、现场观察、发现的问题、双方达成的共识。拜访结束后24小时内完成拜访记录表的填写。凭记忆补记容易遗漏细节，也可能因主观加工导致信息失真。

跟进闭环，不“访而不跟”。拜访中发现的待办事项、供应商的承诺、需要内部协调的事项，须逐项列入跟进表，明确责任人和完成时限。跟进事项未完成的