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采购质保金管理及退还流程

一、总则

1.1目的与适用范围

质保金是买方约束供应商履约质量的核心财务杠杆——管理松散会导致到期资金长期挂账、供应商投诉甚至诉讼；退还过快则失去质量追索能力。本流程的平衡点是：到期即退、有责必扣、全程留痕。

适用于本公司所有货物采购、工程发包、服务外包合同项下质保金（含质量保证金、履约保证金尾款、质保押金）的管理与退还，不适用于投标保证金（另行按《招标投标法实施条例》执行）。

1.2名词定义

?质保期：自验收合格之日起算的质量保证期间，以合同约定为准；合同未约定的，货物类默认12个月，工程类默认24个月。

?质保金：合同总价中暂扣的部分款项，比例默认为合同总价的5%，工程类不超过3%（依据《保障中小企业款项支付条例》及《建设工程质量保证金管理办法》，以合同实际约定为准）。

?质量事件：质保期内发生的缺陷、故障、性能不达标等需供应商整改的事项。

1.3职责分工

角色

职责

关键动作与时限

采购部

发起退还流程、联络供应商

质保期届满前30日启动核查

使用部门（业主单位）

出具质保期表现评价

收到核查通知后10个工作日内反馈

质量/技术部

参与重大质量事件认定

接到申请后5个工作日内出具意见

财务部

质保金台账管理、付款执行

收齐全套单据后10个工作日内付款

法务部

争议处理、扣款依据审查

争议发生3个工作日内介入