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人事档案管理规定（2026版）

为进一步规范单位人事档案全流程管理工作，维护人事档案的真实性、完整性、安全性，保障全体员工的合法权益，充分发挥人事档案在人力资源配置、人才评价、合规管控中的核心支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》等国家现行法律法规，结合单位实际运营管理需求，制定本规定。本规定覆盖人事档案归集、整理、保管、利用、转递、销毁全生命周期所有操作环节，所有相关部门和人员必须严格遵照执行。

第一章总则

一、适用范围

1.本规定适用于单位全体在职正式员工、离退休人员、已办理离职手续人员、劳务派遣人员、项目外包人员的人事档案管理工作，覆盖所有用工属性人员的人事相关材料处理流程。

2.单位总部及所有下属分支机构的人事档案管理操作，统一执行本规定的标准要求，不得自行制定低于本规定要求的差异化管理规则。

3.涉及人事档案数字化加工、第三方服务机构介入档案管理的场景，所有操作环节必须符合本规定的安全管控要求，严禁第三方人员未经审批直接接触人事档案原始材料。

二、管理职责划分

1.人力资源部是人事档案的主管责任部门，设置专职人事档案管理员岗位，配置不少于2名持有国家档案行政管理部门颁发的档案从业人员资格证书的专职人员，负责人事档案的日常归集、整理、保管、利用、转递全流程操作。

2.行政部负责人事档案库房的硬件设施运维、安防系