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合同借阅审批流程

一、总则

合同是公司法律权利义务的书面载体，其借阅管理的核心风险在于：借出后失控流转→复印/拍照外传→被第三方用于不当用途或泄露商业条款→公司承担违约或商誉损失。因此本流程以「分级审批、限时归还、留痕可溯」为三项基本原则，所有借阅行为必须走线上审批并留存借阅记录，严禁任何形式的口头借阅或先借后批。

适用范围：公司全部已签署合同原件及存档复印件的借阅、查阅、复印、外带。本制度依据《中华人民共和国民法典》关于合同保管义务的一般规定、《企业档案管理规定》及公司《档案管理制度》制定。

角色定义：

角色

职责

借阅人

发起申请、按用途使用、按期归还

部门负责人

审核借阅必要性、用途真实性

法务专员

审核涉密合同条款外泄风险

档案管理员

执行借出/归还登记、催还、留存审批单

分管副总

审批合同原件外带及第三方借阅

二、合同密级划分与借阅权限

不同密级的合同对应不同的审批链条，借阅人在申请前必须先确认目标合同密级；密级划分由法务部在合同归档时统一标注于档案系统标签，未标注密级的合同默认按「内部级」管理。

密级

典型合同类型

可借阅人

审批链

是否可外带

公开级

采购框架协议、标准服务合同（已脱敏）

全体员工

部门负责人

可

内部级

一般业务合同、租赁合同

本部门及关联业务部门员工

部门负责人

复印件可，原件不可

涉密级

含核心报价、知识产权、股权、客户商业条款的合同