合同档案管理制度.docx

合同档案管理制度

文件编号：XX-ZZ-2026-003版本号：A/0

生效日期：2026年1月1日

第一章总则

第一条目的

为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、安全、有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及公司相关制度，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门在合同管理过程中形成的各类档案资料的管理。

第三条管理原则

合同档案管理遵循统一领导、分级管理、完整安全、便于利用的原则。

第二章归档范围

第四条归档内容

合同档案包括但不限于以下内容：

（一）合同正本、副本及所有附件；

（二）合同审批表及审批意见；

（三）合同谈判记录、会议纪要；

（四）合同变更协议、补充协议；

（五）合同履行过程中的往来函件、通知；

（六）合同履行验收记录、结算单据；

（七）合同纠纷处理文件、法律文书；

（八）合同终止、解除相关文件；

（九）合同对方的营业执照、资质证书等主体资格文件；

（十）其他与合同相关的文件资料。

第三章归档要求

第五条归档时限

（一）合同签署后15个工作日内，业务部门应当将合同档案整理完毕并移交法务部门；

（二）合同履行过程中产生的补充材料，应当在形成后10个工作日内归档；

（三）合同纠纷处理完毕后30个工作日内，应当将纠纷处理材料归档。

第六条归档质量要求

（一）归档材料应当齐全完整，不得遗漏；

（二）归档材料应当分