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5项目的档案管理措施和方法

5.1造价咨询资料分类收集、整理制度

5.1.1档案管理岗位职责与资料收集总体原则

(1)明确项目档案岗位责任分工

1）造价咨询负责人档案管理总责：为本项目造价档案第一总责任人，统筹本项目全部造价咨询档案管理工作，对档案资料的完整性、及时性、规范性、可追溯性承担总体管理责任。不能将档案工作完全推给资料员而放任不管，需要建立周期性档案检查机制，每季度组织一次项目档案完整性专项检查，重点核查30处智能起降点对应点位资料归集情况、低空非标设备询价盖章原件收集情况、各级复核记录、踏勘影像资料归档情况。在每一份造价对外成果文件审批对外报送的同时，同步督促业务人员完成对应全套底稿资料的归集，做到“成果输出，底稿同步归档”。在项目关键节点，即概算审核完成、施工图预算审核完成、施工阶段中期、竣工结算初稿完成、质保金清退完毕，分别开展档案专项排查，一旦发现关键过程资料缺失，第一时间组织人员向招标人、监理、设备厂家追索补齐，坚决杜绝等到整个项目服务全部结束之后再集中突击补做档案，避免部分外部资料因人员变动而彻底无法追回。如后期审计核查出现因档案缺失造成的不利后果，造价咨询负责人承担管理责任。

2）项目专职档案资料员岗位职责：本项目配置专职档案资料员，不兼职大量其他项目业务，专门负责本项目造价资料接收、分类、编号、整理、登记造册、组卷、台账动态维护工作。资料员跟随项目全服务周