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留样处置审批记录模板

留样处置是食品、药品、化妆品等生产企业质量控制链条的最后一环，处置不当会引发两类典型风险：一是留样过期未清理导致的账物不符与交叉污染，二是未经审批擅自处置导致留样缺失、无法支撑产品质量追溯与投诉调查。本模板配套使用说明与登记表，供质量管理部门（QA）直接套用，覆盖审批权限、处置流程、记录要求与异常处置四个层面。

一、适用范围与职责分工

留样处置不是仓储部门的单方行为，而是「保管方申请、质量方审批、监督方见证」三方闭环，先明确职责才能避免「谁都能批、谁都没责任」。

?适用对象：原辅料留样、中间产品留样、成品留样、市场退货留样及稳定性考察留样中已到期或已无保留价值的样品。

?不适用对象：涉及投诉调查、法律纠纷、监管抽检复检的留样，此类留样在事项结案前严禁处置。

?职责分工：

角色

职责

时限要求

留样管理员

清点到期留样、填写处置申请、执行处置并记录

每月25日前提交下月到期留样清单

QA审批人

核对留样台账与实物、审批处置方式

收到申请后3个工作日内批复

QA负责人

批准销毁类处置、签署最终意见

收到销毁申请后5个工作日内批复

监督人（仓储/EHS）

见证销毁过程、签署监督记录

处置当场签字，不得事后补签

二、处置方式选择与判定标准

处置方式的选择依据是「样品是否仍有信息价值、是否存在危害性」，选错方式（如对含活性成分样品按普通垃圾处置）