基于核心竞争力的企业文化建设策略研究.ppt

AsiaInfo Technologies (China), Ltd. 会议管理 帮助组织者和参加者成功地召开会议 内容 会议是什么 怎样做会前准备工作 怎样才能有效地引导会议 参加会议时的注意事项 会议结束后的一些事宜 第一部分 关于会议 会议抽样调查结果 2002年8月1日—8月31日，共22个工作日 订会议室开会有 次，平均每天开会 次， 最多一天开会 次，最少一天开会 次 会议的三大趋势 开会次数与时间增加 跨部门协调会议增加 所有不同层次的专业人士参与会议 到底发生了什么？ 你对上一次参加的会议如何评价？ 会议的成本 会议的风险 浪费时间 浪费金钱 减缓进程，延误行动 制造分歧 分散了对更为重要的任务的注意力 挫伤士气 成为夸夸其谈和争执不休的舞台 造成嘈杂和混乱 尽管有风险…… 人们很容易抱怨会议，但这仅仅意味着他们参加的会议是糟糕的或与他们毫不相干的。 好的会议不管是对参加会议的个人来说，还是对提高整体士气来说，都是有利的。 会议能做些什么？ 传达信息 分析和解决问题 讨论和交换意见 鼓舞和激励 协商或化解矛盾 获取意见或反馈 说服他人 培训或开发 巩固现状 促进知识、技术或观念的变革 第二部分 会前准备 一个大问题 开这次会真的有必要吗？ 是为了争论还是咨询？ 能用其他方法传递信息吗？ 能不能打个电话，发Email，或者其他的方式？ 会议的前提--- 要设定清楚详细的目标 如：“讨论减少支出” Vs.”确定下半年广告预算该如何降低10个百分点” 会议的形式 会议的时间地点 合适的时间 合适的地点 恰当的设备 通知开会 什么时间发通知，什么形式通知 是否需要电话确认出席 参加人，每个人的角色 会议的主持人，记录人 会议的目的，日程，上一次的总结 注意事项 按时开会，不要取消或延期 准备开场白 是否需要录音 是否需要会前会 第三部分 引导会议 十大会议问题 会议中的角色 主持人 记录员 时间控制者 程序检查员 会议主持人 主持人坚持的两个原则： - 在会上，任何时间只有一个人发言/讲话 - 由主持人决定谁来发言 主持人职责： - 做好事前工作，有备而来 - 准时出席，按时开始，并进入议程 - 如有必要，介绍与会者并订立规则 - 控制讨论，鼓励参与 - 注意时间，有必要时提醒人们还剩下的时间 - 必要的时候，清楚充分地总结会议 - 善于应付混乱、突发和情绪失控的局面 - 做最终发言提出结论和其他细节（如下次时间） - 关注人们在会后的行为，确保决议实施 记录员 可以考虑轮流担任记录员 考虑是否需要录音设备做辅助 可以准备固定的格式 记录要准确（根据情况决定是否要逐字记录），记录下来所有决定下的内容，尽快完成，并发给与会者和相关人员 会议的进程控制 开场白，简要介绍会议的目的议程和方式 定下会议的基本规则： 讨论过程： - 鼓励人们参与：提问与征求意见 - 解决冲突，处理混乱局面 - 对待问题人群 - 控制时间 结论及总结 会议质量和决议接受程度 达成决策的方式 权威式决策 少数服从多数 无异议一致通过 影响决议结果的因素 第四部分 参加会议 第一个问题 你能够给会议贡献什么？ 你能从会议中汲取什么？ 出席人员 充分准备，了解会议目的议程和自己的目的 注意形象。座位，准时到场，不被打扰 保证发言有效：说什么，怎么说 有效参与讨论 给与会者的七项建议 发言内容要有组织 适时发言 一次只讨论一个要点 口齿清晰，陈述有力 让证据说话 仔细倾听他人讨论 避免不当的肢体语言 早发言，常发言，控制发言长度 发言流利有权威感 发言有系统 早发言、常发言，与控制发言长度 会议练习 要求： 时间：20分钟 列出会议目的，准备会议日程 选定主持人，记录员，按照日程准时开会 充分讨论，达成决议 注意提高自己在会议中的影响力 会后填写评估表，进行会议效果评估 会议主题 开会讨论筹备2003年元旦晚会 开会讨论如何改进部门例会 第五部分 会后 会议记录—是否有必要 会议记录要点 准确 客观 简洁 可理解的 有条理的 会议总结与追踪 特殊的或重要的会议要录音 会议结束后尽快做会议记录 会议记录的要点和行动要点要完整清晰 分发给与会者，并抄送给相关人员 祝大家成为会议专家 QA 行动提醒 下一次会议的 备忘录 决策的记录 如果无人问津，记录就毫无用处；但它们必须吸引人来看 5分钟。 写下大家的回答 浪费时间 效率低下 对自己没有用 争执不休 不能解决问题 配合会议的目的，需要考虑会议的形式应该是怎样的 请大家按照自己的观察排序？ 准备时间 开会路上的时间 会议的时间 会议的花费 * * 350 16