高级商务沟通 03.pdfVIP

下载 第 3 章 高级视觉支持 与书面或演讲形式组合使用的视觉支持可以通过多种方式创造强有力的沟通效果，因为视觉支持可以 使信息清晰化、具有吸引力，并强化信息内容。研究指出视觉数据在人们头脑中停留的时间比文本数据和 口头陈述形式的数据停留的时间长。尤其在传递复杂难懂、在人们头脑中还属于一种新事物的信息时，效 果尤为明显。而且，如何使用视觉支持会直接影响到您的专业形象，尤其是在公司做陈述时，这种影响变 得更直接、更明显。正如前《财富》编委会成员沃尔特·奇谢尔三世（ Walter Kiechel III ）所说： 我们绝不能将遇到的机遇或危险最小化。经理面对公司高层就其最新项目做正式陈述的前 3 0分钟，绝 对是整个陈述过程中最重要的 3 0分钟，同时，这3 0分钟也比经理的其他任何管理活动更重要。 1 本章集中讨论如何借助视觉支持扩大书面沟通和口头沟通的影响，从而改善报告、演讲和培训课程等 商务媒介的沟通效果。本章讨论的五大主题是：图形工具的应用原则、视觉画面的种类、何时应用视觉支 持、媒介的选择、制作和使用、策划和操作技巧。 3.1 图形工具的应用原则 商务人士使用的很多（也许是大多数）视觉辅助工具都会出现设计拙劣、制作不恰当或让人误解等问 题。更不幸的是，很多视觉辅助工具不是单调乏味、毫无生气，就是乱七八糟，让人无法理解。而有些演 示效果很好，但是不能以人们易于理解的方式展示数据。归根到底，正是因为制作者没有遵循应用图形工 具的原则，才出现了这么多问题。 有效的视觉画面将内容、统计数据和设计融为一体，体现了清晰、准确、有效和完整四个原则的统一 2 性。 最好的视觉画面以最小的篇幅尽可能迅速地向人们提供最多的信息。清晰、准确和有效的标准是依 靠制作者的精心设计实现的，并体现了制作者对一些基本设计概念的理解，这些概念包括强调、统一、平 3 衡、空间、比例、阴影和颜色、纹理和样式。 下面让我们详细了解这些概念的含义。 强调是指通过特殊处理突出显示某一项，例如选择特殊字体和样式来修饰要强调的部分。过多地使 用强调，如对过多的内容使用亮色，则会造成主次不分，重点不突出。 下载 第3章 高级视觉支持 统一是指使各部分相互结合，展现为一个统一的整体的相互关系。如图 3 - 1所示，上面的设计缺乏统 一性，表现的是8个相互独立的竖条；下面的设计则遵循了统一性原则，表现的是四对竖条。 图3-1 缺乏统一性的设计和体现统一性的设计 平衡是指以和谐的方式布置画面各要素。一种为正式平衡，对称分布画面各部分；另一种为非正式平 衡，画面的一边放置多个较小对象，另一边放置单个较大对象。例如，一张大照片与两张小照片相互照应， 构成平衡。 空间既指实体空间，也指虚体空间。条形等图像占据的是实体空间，周围的空白是虚体空间。将实 体元素置于虚体空间中，条形图或其他图像就会像嵌入虚体空间中一样。实现这种效果的一种办法是： 如果是条形图，要确保单位条的宽度大于条间距。 比例的应用涉及到数据的演示，目的是避免比例失调。例如， X轴很短，而Y轴很长就是比例失调。图 3 - 2 以Y轴上的变化说明了比例问题。通过比例的调整，同样的数据会给人们留下截然不同的印象。为避免 出现偏差，多数统计人员都会遵循这样的惯例：先将Y轴高度设置为X轴长度的3 / 4，然后再调整比例增量。 还应该设定阴影和颜色。浅色和亮色比较突出，应该用于强调；暗色和弱色则恰恰相反。如果要应用 多种颜色，但并不想强调某些特定的元素，可以由深入浅安排颜色的顺序。很多颜色具有特定的含义，有 些带有积极意义（如绿色代表发展），有些带有消极意义（如红色预示危险）。有关颜色的其他详细情况， 本章稍后会有论述。 应用纹理和样式时，要避免视觉曲解，就不要将相互影响的样式并列放置，例如方向相反，但同是斜 纹的两种样式，就是相互影响的样式。记住垂直线使对象看上去更高，而水平线使对象看上去更矮。 我们的目的是准确地演示数据，即实现图形的完整性。塔芙特（ T u f t e ）使用他的失真系数（Lie factor ） 来测量图形完整性。4 图表中显示的大小 失真系数 = 数据原有大小