培训课件：采购组织及采购人员.pptVIP

采购组织及采购人员 本章学习目标 掌握采购部门在组织中的地位的决定因素； 熟悉采购部门的职责； 了解采购组织的设计原则； 掌握采购组织的基本类型； 了解采购经理的职责； 掌握供应链背景下对于采购人员提出的新要求； 了解采购部门与企业中其他部门之间的配合关系。 第一节 采购组织概述 采购部门组织的设立，其主要的问题是如何去配合企业的生产经营目标以及与其他部门间的协调配合。采购作业不单要了解本身业务的特质，还需随时注意各部门间的协调配合，以便能及时获得经济有效的供应，因此一般在设计采购组织时，应特别注意协调不同业务部门共同完成，要依据相同规范，参照实际需要，建立整体关系，并作适当的管理，以期能发挥整体的作用。 一、采购部门在组织中地位 影响采购在组织中最终地位的因素按重要程度来看有以下几类： 在最终产品的成本中，采购原料所占的份额。采购原料所占的份额越高，采购在企业中的地位也越高。 公司采购的原料，当下市场供应情况。如果公司所采购的原料，目前供应市场处于垄断、或者是挂断垄断，管理层对于采购的直接关注会比较多。 公司的财务状况。在公司财务状况良好的情况下，管理层对于采购或者物流部门都会比较宽松。相反，当公司的财务发生严重问题时，管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出比较高的要求。毕竟从管理层的角度来看，采购部门是个直接花钱的部门。 管理层自身的知识和认识水平。如果管理层自身的知识和认识水平比较高，把采购职能提升到战略的高度，那么采购部门也会得到比较多的关注。 二、采购部门的职责 1、 依据公司经营生产需要，编制物资的年度采购计划与资金计划并负责实施，保证生产经营所需材料供应； 2、负责各部门月度材料需求计划的审核、汇总与报批； 3、根据各部门月度物料需求计划，汇总编制采购资金计划以及报批； 4、负责供应商开发，积极开展供应市场调研与信息收集，掌握广泛的供应信息与渠道资源； 5、根据采购物料的品种、金额、技术特性以及供应资源状况确定采购方案与采购方式； 6、按照最优性价比原则，综合评价备选供应商的质量、价格、服务等以确定供应商； 7、负责招标采购的组织管理工作；  8、负责与供应商谈判，拟制采购合同，办理报批手续； 9、负责采购物资的交期管理，根据实际情况，组织相关物资需求部门进行验收入库； 10、根据合同办理付款手续；  11、负责供应商关系的协调处理，处理供货质量问题，落实供应商提供的售后服务； 12、负责建立完整规范的供应商信息档案，并对物资设备使用情况进行跟踪调查； 13、负责建立供应商考核与评价体系，定期对重点供应商进行综合评价，不断优化供应商资源，提高采购质量，降低采购成本； 14、与重点供应商建立战略合作伙伴关系，培育重点供应商； 15、负责物资的仓储管理工作，对物料进行分类存放管理； 16、参与残次品以及积压物资的处理； 17、定期对仓库物料盘点清仓，做到账、物、卡三者相符； 18、负责仓库管理中的出入库单、验收单等单证管理工作，定期编制库存信息统计报表；其他事项； 19、负责本部门所承担的各项工作的改进完善和创新； 20、对公司各项管理工作的改进提出合理化建议； 21、协助配合其他部门的相关工作； 22、负责公司采购管理制度以及本部门规章制度的优化改进； 23、承办公司领导交办的其他工作。 三、采购部门的组织架构 （一）采购部门的基本职能 采购部门的组织架构，随企业的经济类型、经营规模的不同而有所区别。但不论采购部门规模的大小，其职能上的分类如下： 采购业务管理 专门经办采购业务。在大企业中这项职能可依采购的物品类别或采购地区加以细分。可以根据采购物料设置，不同的采购物料配备不同的采购人员；也可以根据采购流程设置，采购的不同环节设置不同的采购人员；也有的企业综合采购物料和采购流程设置采购人员。三种设置方法各个特点，适用的场合也不同。 跟单管理 此项职能是为避免事务多而使采购业务做得有头无尾，通常单独设立，跟踪订单的执行情况，以便督促各项工作的如此完成。在一些小公司是由采购员自己负责。 票据处理 在采购过程中，采购部门和企业内部的多个部门之间以及和供应商之间，都会有很多票据发生，这些票据的审核是一件非常重要的事情。在大公司票据由专人审核，在小公司中则由采购员审核。但一般情况都是由会计部门负责。 档案管理 在整个采购业务过程中，采购原料信息、供应市场信息、供应商信息，以及在询价或者谈判的过程中的各种记录，包括最终采购合同的签订，这些档案资料都必须认真保管，一方面保证下一次采购的时候使用方便，另一方面保证采购完成后各项售后服务的正常进行，同时万一与供应商发生纠纷，这些档案资料都可作为法律证据使用。在大公司中为提高工作效率而单独设立，但一般采购员的档案由自己管理，采购完毕后归档。