公司经营与管理12章（完成）.docVIP

第十二章广告公司的事务管理 本章提要： 会议管理 信息管理 办公环境  第一节会议管理 一、会议的目的和种类 广告公司的会议，是为了便于解决公司的问题，形成计划，引起讨论，交流信息召开的。 公司的会议也要有明确的目的。 开会之前要考虑的问题： 会议要达到什么目标？ 如果不开会，会导致什么结果？ 开完会之后，如何判断它的成功或失败？ 从传播角度看，会议能解决如下问题： 会议可以给与会者一种明确的暗示，凡是参加者都是本会的一分子，与会议的主题有关，与会议讨论的事宜有关。 会议给与会者提供了解别人的机会。 会议还能对与会者产生约束力。 会议可分为四类： 1. 先知性的 2. 建设性的 3. 执行性的 4. 立法性的 二、会议出席的人数和应注意的事项 会议议程中的问题： 哪些人出席会议 会议中该提什么问题 会议出席的人数： 一般4～7个最理想， 10个勉强可以， 20个就太多了。 应该尽可能把与会者的人数减至最低。 如果开会的人数实在不能少了，会议主席可以试试下面几种办法。 (1)事先分析议程上的每一个项目，看看是否每一项都与所有的出席者有关，如果不是，主席可以重新安排，以便部分与会者中途退出。 (2)问自己是否可以把一个大会分作两个小会? (3)事先让一两个部门把他们自己的意见做成结论，届时只要推出一名代表在会中提出即可。 会议的议程表： 议程表对于会议的进行有很大帮助。 议程表上的每一项都要经过仔细的分析再编列上去。 议程表既不能过于简单暧昧，又不能漫无目的地增列。 议程表上哪一项是告知性的， 哪一项须讨论甚至做成决议， 与会者才能知道自己在哪一项决议中应该扮演什么角色。 议程表应在会议前两三天分发，过早容易遗失。 议程表上每项议案排列次序很重要。 会议中应注意的事项： (1)会议的前半部通常比后半部更有活力和创造力。 (2)有些议案可能使与会者意见一致。 (3)会议中有时在一些琐细但似乎又很迫切的问题上消耗太多时间，以致于忽略了另外一些 虽然并不迫切，但影响却极为深远的问题。 (4)会议在什么时候开始，什么时候结束，最好在议程表上注明。 (5)原则上，最好能事先分发会议记录及参考资料。 (6)如果需要印制某些文件供做讨论参考之用，务必力求简明扼要。 (7)如果要使每个议案在会中讨论出个头绪，事前必须一一仔细思考。 三、评估会议成功的标准 会议评估的标准： 第一个标准是管理层关心和介入的程度是否显著。 第二个标准是看管理层对广告公司是否有认真的计划。 第三个标准是看管理层是否清晰地表达他们对员工现状的关心。 第四个标准是在会议结束后，人们是否得到了更多的信息，因而有了参与和知情的满足感。 第五个标准是会议结束后，是否有清晰、可行动的步骤。 第六个标准是会议在地点、内容及活动安排上是否十分妥贴。 第七个标准是看客户是否介入。客户的出席取决于会议的主题。 表：评估广告公司管理会议的标准 管理层的关心和介入。 管理层的计划——公司的目标。 3.管理层是否知道我是谁，他们是否关心我。 4.我是否对公司内发生了什么事得到了满意的答复。 5.[ZK()会议结束后，参加者是否有可行动的步骤、时间安排、任务及责任。 6.会议的场所、活动(会议、体育、社交)是否安排得很好。 7.客户的参加。 第二节信息管理 一、信息的建立 广告公司首先应该建立基本的有关市场、客户、媒介的知识储备。 有助于广告公司建立计划、明确目的。 有助于能向客户做出营销和广告建议。 广告公司还应收集与现有客户有关的市场、产品、媒介的信息。 有助于公司制定品牌策略、营销规划及广告建议。 这些都是广告作业流程的一部分。  公司对潜在客户产业、客户信息的收集和建立客户档案， 有助于公司的作业小组了解潜在客户，这是新业务成功的保障。 客户档案建立的目的有两个： 一是作为培训员工的教材， 一是作为公司的业绩展示给潜在客户。 国内广告公司最为欠缺的三个方面： 管理制度 运作模式 经验的积累 二、信息的保存 公司的信息以多种形式保存： 用电脑保存。 最大特点：保存的信息量大，便于分类、查找，占有空间小。 注意事项：信息时要有备份，以免机器故障损害储备的信息。 (2)用录（音）像带保存。 (3)缩影保存。 优点： 快速、自动的微缩照像，将原始文件摄影，把资料缩小在软片上，贮存在适当处所。 利用阅读机迅速检出所需资料。 免去了计算机录入之苦， 具备节省空间、有利于保护、查阅迅速、保密性很强等 缺点：成本甚高。 (4)案卷保存。 这是最传统、使用最普遍的方法。 但以纸为原料的案卷不能无限期和不加挑选地保存。 案卷在保存一段时间后就失其效用和价值。 若不加以妥善处理，不仅占据空间、增加成本， 查找和管理上的不便。 (5)公司