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* 29 图表制作的关键要素 图片来源：Mckinsey 30 图表制作标准 图片来源：Mckinsey 31 ④ 语言表达要求 使用专门术语，如预算、市场、盈利、税率、税款 使用数词 基数词：如 一、二、三、四 1、2、3、4、5、6 序数词：如 第一、第二、第三 首先、其次、再次 句型：多用单句，少用复句 32 四、如何做到简洁？ 4.1 写作中经常出现的问题 4.2 如何在写作中做到简洁？ 4.3 范例 33 ( c ) ( d ) 看了下面四幅漫画后，你对写作有什么样的体会呢？ 商务语言的重要特点就是在达意的基础上，力求语言简洁明了 34 4.1 写作中经常出现的问题： 不能鲜明有效的表达意思 如：用一句话告知同事开会 1）会议将在客户的会议室里举行 2）客户的会议室是开会的地点 主题明确 写作啰嗦 原因：1）重复词语的使用，如：经常用基本上、实际上 2）过分使用一些陈词滥调，如：简而言之、综上所述 3）不能用简短的词语表达意思，如用“换位思考”表达“站 在对方的逻辑上去理解其希望表达的内容” 35 恰当组织句型 合乎语法规范 遵循共同语语法 以书面语语法为主 运用已经形成的语言模式 运用书面辅助语言--表格和图形 4.2 如何在写作中做到简洁？ 尽量使用独立句 一句话只讲一个概念 36 收信人：全体员工 发信人：总经理 现在通知你们，有人在公司大楼后面的停车场停了一辆黑色的新奥迪车，这辆车在这个地方已经停留了几个星期了，而且没有人来认领。我公司已获得警方授权，如果我们把收入捐给慈善机构，就可以拍卖此车。如果你愿意并且能够参加拍卖会，请在方便的时候到我处咨询拍卖的相关事宜。 收信人：全体员工 发信人：总经理 修改 有人数星期前在公司大楼后面的停车场留下一辆黑色奥迪车，由于无人认领，警方已授权我公司拍卖，收入将捐给慈善部门，有意者请与我部联系拍卖的相关事宜 4.3 范例 五、课程练习 37 38 见附件： ★ 练习一：二维思考法练习 ★ 练习二：图表制作练习 ★ 练习三：会议纪要撰写练习 ★ 练习四：月度工作总结撰写练习 ★ 练习五：语言修改、简化练习 39 本课程圆满结束 THE END * * * １．每个信息至少需要一个论据，不能只陈述事实而不加例证 ２． ３．图例比文字更能打动听众，更便于记忆 ４．对比说明更容易形成反差，用于反驳观点 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 商 务 写 作 量化管理课程 2008 Quatech International Business College ESC经理人基础素养提升模块 －基础素养系列课程－ 夸克[中国]企业顾问有限公司 王磊先生 1 基础素养课程介绍 基础素养课程是职业人士必备的工作习惯培训课程，主要由听、说、读、写、行五个方面组成。 通过对员工的基础素养培训，把员工工作习惯整体重塑、标准化，即把一个人或一群人的思维和行为方式（写作、说话、做事情的方式）统一在一起。 基础素养是整个企业高效率和高协作性运作的奠基石。因为只有所有的员工都用同一种方法进行沟通与交流，才能保证团队的高协作性与高效率性，从而提高整个企业的组织运作水平。 2 课程目录 一、写作概述 二、写作逻辑 三、写作格式 四、如何做到简洁？ 五、课程练习 3 1.1 写作概念 1.2 写作目的 1.3 常用商务文书写作 一、写作概述 4 1.1 写作概念 建立正确的商务写作习惯，完成日常生活中通用商务文书的规范性写作。 商务写作概念： 阅读者 写作者 文书 信息传递 5 1.2 写作目的 目 的 正确 构思正确 准确 语言表达准确 清晰 文章结构主次清晰 简洁 语言表达清晰 要 求 6 1.3 常用商务文书写作 商务计划书 年度工作总结 月度工作总结 Memo/通知 会议通知 会议纪要 Fax/传真 7 2.1 读者阅读逻辑 2.2 写作逻辑 2.3 写作流程 二、写作逻辑 8 2.1 读者心里分析 阅读开始 请想一想，我们在阅读的时候，一般的逻辑是怎么样的？ 阅读过程中 阅读结束 明确讲什么？ 勾勒轮廓 读者特点 看重点？ 挑清晰的文字读？ 回顾全文整体框架 细读重点部分 读者信息处理特点： 处理3～5条信息， 一目了然， 容易记住； 处理6～9条信息， 自我麻木， 无法记住 9