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会展项目管理 第一节 概述 一、项目管理 1、项目 一项独特的主题性工作,即遵照某种规范及应用标准导入或生产某种新产品或新服务。 独特性 一次性 多目标属性 生命周期属性 相互依赖性 冲突属性 2、项目管理 在特定的组织环境中,为有效实现项目的特定目标而制定的一整套原则、方法、辅助手段和技巧。 启动 计划 执行 控制 收尾 二、会展项目管理 1、会展项目 以会展活动为管理对象的新型项目形式。 会议洽谈型 科技展示型、产品交易型、综合博览型 服务目标性 项目关联性 客户广泛性 2、会展项目管理 会展项目管理者根据项目运营客观规律要求,运用系统观点、理论和方法,对项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励,以实现目标的各项活动总称。 会展项目管理的过程 第二节 会议项目管理 一、会前管理 1、会议策划 将成功会议的所有要素组合在一起的过程。 (1)策划委员会 一个对会议负有某些责任的团队,通常由组办组织内部成员构成。 制定目标 确定人选 运作程序 (2)会议市场调查 市场环境分析:宏观(经济、技术、政治法律、社会文化)和微观(机构内部、目标客户、服务商、社会公众) 目标市场需求分析 公司与协会会议的差异 (3)策划方案 会议主题:宁简勿繁,可加副标题 会议规模:以参会总人数为主要依据 会议时间和议程 会议地点 需注意问题 会议时间 包括召开时间、时间长短 召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动会及特殊活动、季节性因素 议程: 一次会议所要讨论的问题及进展程序 举办城市:距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、景点等 会议场所:会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境 饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等 选择好关键讲演者 计划好会议活动类型 提供相关城市观光或商业参观 合理安排时间 2、会议预算 (1)预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用:固定、变动费用 编制预算 (2)预算内容 交通费:往返交通、会中交通费 会议室/厅费用:会议场地租金、设施租赁、布置等 杂费 视听设备 住宿费 餐饮费 餐费 早餐:自助餐 中餐及晚餐:正餐,按人数,自助餐 酒水及服务费: 会场茶歇:按人数,分西式、中式 联谊酒会/舞会: 演员及节目: 上海国际会议中心会议08年包价 1、全天会议室租金:免费提供会议布置及会议用品(矿泉水、纸、笔、糖果、签到台、讲台及免费鲜花布置) 2、上、下午各一次茶歇:(咖啡、红茶、2种糕点、水果)???? 3、中西自助午餐或盒式套餐(含软饮一杯,可乐、雪碧或果汁)???? 4、基本会议及视听设备(多媒体投影仪及屏幕、话筒(有线、无线各2支)、白板、挂纸板、笔、激光笔) 5、提供免费停车位(2~10 个,根据会议人数而定)???? 6、专业服务人员随时提供服务 上述包价最低保证人数 20 人起;会议包价上海厅、国际厅、华夏厅不适用;长江、世纪、浦江、黄河厅会议包价120人起;明珠厅 150人起。价格有效期: 2008年3月4日-2008年12月31日 备注:有10间客房以上需求的会议可享受此特别优惠价;??????若无客房需求,会议包价价格则为每位人民币460+15%服务费;??????此外,另加人民币100元+15%/位,可同时享受具有老上海风情的color1930总会自助晚餐及爵士表演。 3、会议营销 (1)营销对象 (2)宣传资料的设计与制作 会议基本情况:主题、时间、地点、议程等 会议带给与会者的利益 会议创新 配套服务项目 注册信息:优惠措施、联系方式等 (3)销售渠道 直接销售 会议业和所涉及的行业协会 目的地营销组织 通过代理和中介机构 其他:咨询机构等 (4)促销手段 广告宣传:刊物、电视、户外广告等 直接邮寄 网络促销:电子邮件、会展网站 电话营销:会前两月左右,注重技巧 公共关系 4、会场布置 (1)会议室 上下相对式:主席台和代表席上下面对 全围式:不设专门主席台 半围式:主席台正面和两侧安排代表席 分散式:若干个会议桌组成 并列式:纵向或横向并列 常见座椅安排 U字形 课堂型 剧院型(礼堂型) 会议型 (2)主席台和讲台 讲台位于主席台的中心或右边 (3)会场装饰 会标、标语和国旗 花卉或绿色植物 (4)设施 音响:麦克风、音箱等 放映设备:投影和屏幕 灯光: 录像: 同声翻译系统 其他设备:挂图、黑板等 二、会中管理 1、接站 2、
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