《档案管理制度02》.docVIP

浙江金成科技发展有限公司文件标题：档案管理制度 第  PAGE 9 页 共  NUMPAGES 9 页 档案管理制度 一、目的： 为了有效地对公司在工作活动中形成的有参考、保存价值的文件资料进行统一管理，加强文书立卷、归档工作，保证案卷质量，特制订本制度。 二、适用范围： 公司所有的文件，包括： 2.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结等。 2.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、条例、规定、通知等文件材料。 2.3公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 2.4公司的请示与上级机关的批复。 2.5公司反映主要职能活动的报告、总结。 2.6公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 2.7公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 2.8公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 2.9公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 2.10反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 三、内容： 3.1文件归档的分类及编号： 3.1.1分类：档案分类应视部门组织、文件内容、性质等因素，按部门、大类纲次、小类目次三级分类。 3.1.1.1先以部门别区分，再依文件性质分为若干大类“纲次”，再在同类中依序分为若干小类 “目次”。 3.1.1.2同一目次的文件以装订于一档案夹为原则，如文件较多，一个档案夹不够使用时，可分为两个以上的档案夹装订，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。 3.1.1.3每一档案夹内应设《卷内文件目录》，文件归档时依序编号、登录；并以一案一个“目录”编号为原则。 3.1.2编号：各部门以大写英文字母表示，文件分类、卷次及目次的编号，均以阿拉伯数字表示；其位数使用视文件多寡及增长情形而斟酌决定。 3.1.2.1编号表示方式如下：大写英文字母.x.x.x……（年度）。（X表示阿拉伯数字）。其中英文字母区别各部门，第一位阿拉伯数字区别文件的大类别“纲次”，第二及其余的阿拉伯数字表示文件的小类别“目次”及再分，最后以年度来标明文件的年份。 3.1.2.2档案分类各级名称经确定后，编制《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅（见附表）。 3.1.2.3档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来公司扩大或业务增繁时，随时增补之用。 3.1.2.4档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审核，并拟制新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3.2文件材料的收集 3.2.1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定兼职文书，负责管理本部门的文件材料，因工作变动或离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 3.2.2 凡本公司发出的公文（含定稿件和正件）一律由办公室统一收集管理。详见《公文管理制度》。 3.2.3 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 3.3立卷与归档： 3.3.1立卷：要做到年度立卷与平时立卷相结合。归档的文件材料必须按年度立卷。各部门都要建立、健全平时立卷制度。兼职文书根据业务范围及当年工作任务，按“档案分类编号表”进行分类、立卷。 3.3.2归档：兼职文书及时将已立卷的文件材料，放入平时保存文件的卷夹内“对号入座”，各部门于每年年终时将整理好的文件统一移交给档案室管理。档案管理员归档时按《档案分类编号表》编列档案号。档夹的背脊应标明档夹内所含档案的分类编号及名称，以便查档。如可归属前一案卷，应查明档案号予以同号编排，并相应地登记在《卷内文件目录》中。 3.4销毁 3.4.1任何个人不准擅自销毁文件或以废纸出售。 3.4.2已到保存期限的、没有存档价值和存查必要的文件，填写《作废文件申请表》逐件报公司领导批准。 凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经副总经理批准后方可销毁。销毁文件要登记在《作废文件目录》中，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。 3.5保存期限与案卷要求： 3.5.1文件保存期限除政府有关法令外，依下列规定办理： 3.5.1.1永久保存的包括：公司章程；股东名簿；组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权状及其他债权凭证；营业执照；税务登记证；各种特许权证书；专利权证书；重要协议；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书。 3.5.1.2十年保存的包括：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须保存10年的文书。 3.5.1.3五年保存：期满或解除之合约；其他经核定保存5年的文书。 3.5.1.4一年保存：结案后无长期保存必要者。 3.5.1.5规章由规章管理部门永久保存，使用部门