《采购作业办法》.docVIP

采购作业办法 目录 总则 一、目的 二、适用范围 三、责任与分工 四、流程 采购作业要求 第一节 供应商选择 第二节 采购询议价 第三节 定单与合同管理 第四节 验收入库 第五节 发票报销与付款 第六节 采购计划管理 第七节 其他采购管理 第八节 不合格品管理 第一章 总 则 一、目的 为使本公司采购作业有所遵循，能提供适时、适质、适量、适价的材料或服务，特制订本办法。 二、适用范围 公司所有与采购（原辅材料、设备、备品备件、劳保用品、消防器材、办公用品、其他资材）相关的业务：请购、供应商的选定、采购周期、询议价、订购，交货、发票、付款、采购到货异常处理等均适用本办法。 三、责任与分工 1、 使用部门：负责提报各类设备材料需求计划。 2、 计划部：负责汇总和审核请购单。 3、 采购部：负责采购供应商选择、询议价、订购、跟踪到货和到票。 4、 会计处：负责接收发票并审核入帐。 5、 财务部：负责按合同（定单）办理付款。 6、 相关验收人员：按照《物资验收管理办法》及采购合同的要求进行验收。 7、 招标科：对符合招投标条件的按《招投标管理办法》办理。 8、 总管理处资材组：负责修订完善采购相关制度，检核监督需求部门提报的计划是否合理，以及采购行为是否符合规范。 四、流程图 第二章 采购作业要求 第一节 供应商选择 一、为稳定本企业用料质量、确保料源，并促进厂商之间的充分竞争，采购部应了解制造厂商的设备规模、制造方法、质量管制情形，并参考其销售实绩，选定符合本企业要求的厂商作为采购对象。 二、若制造厂商无法直接供货，采购部可了解其代理商的技术报务能力与销售实绩，选定符合本企业要求的代理商作为采购对象。选定代理商作为采购对象的，需要有效的代理厂商提供的产品授权书作为依据。 三、采购部应积极开发有关新供应商及专用设备配件对抗产品的供应商，并按照《供应商甄选与评价办法》对供应商进行评核。 第二节 采购询议价 一、符合招投标条件的，采购部将相关信息转发包招标科按照《招投标管理办法》执行。招投标代替询比价过程，后续作业与询比价相同。 二、年度合同采购，直接生成[拟购审批单]与订单（合同），在采购部内部审批执行。 三、其他采购均以询比价方式采购： 1、 询议价原则 A、询价函收发职能与采购职能分离。 B、“货比三家”是采购询议价的基本原则，即至少对三家（含）以上供应商进行询比价。 C、从原供应商处购买的专用备件，经公司相关专业工程师确认，总经理批准后可直接购买。同时采购部应努力开拓同类对抗产品的供应商，作为比价的参考。 D、所有物资的初次采购必须进行严格的询比价。 2、 询议价要求 A、周期询比价适合于价格相对稳定、采购比较频繁的常用修理备件的采购； B、周期询比价分每年一次与每季度一次两种，适合周期询比价的材料种类与询比价周期由采购部每年提报，经总经理批准后在年度内执行。 C、周期询比价单位不得少于三家，对于可确定周期不变价的材料，签定合同并经总经理批准后按合同约定不变周期，在有效期内按合同价格执行。 D、周期询比价采购应在[拟购审批单]上显示上次比价时间及含比价的采购审批单号或合同号，以备查询。 E、除上述周期询比价采购均需每次采购进行询比价，采购至少对三家（含）以上供应商进行询比价，少于三家，须在[拟购审批单]上说明原因。 F、如同一项目采购价格与上次采购价格存在±5%以上差异，需分析并注明原因。 G、大宗原材料如果供应商相对固定，质量要求严格，基本由市场确定价格，在确保质量的前提下，采购部根据不同供应商的价格结合安全库存对采购数量进行合理分配，签定年度合同，报总经理批准后采购。 H、其他原辅料(煤炭、硝酸、硫酸、纯碱等)，每月进行询比价，询比价供应商不低于三家，根据询比价结果签定月度采购合同。 第三节 定单与合同管理 一、物资的采购需签定合同或定单 1、 合同或定单应采用书面形式，具体合同文本式样参照《合同管理办法》中附件。以下采购应采用合同形式，不得以定单替代： A、固定资产采购； B、设备采购； C、进口物资的采购； D、有特殊质量要求的采购； E、单批次的原辅料采购； F、单次采购超过10万元的采购项目； G、我公司或供应商有签定合同要求的其它采购情况。 2、 其它未在上款中列出的日常采购，可以采用定单形式。 3、 因采购物资的不同，合同既可以是执行性合同，如某具体设备采购合同；也可以是指导性合同，如原料年度采购的原则性合同。 4、 大宗原料的采购合同： A、大宗原料的采购合同由采购部负责在年底与合格原料供应商签定下一年度的指导性年度采购合同； B、原料采购人员依据需求部门所提报的请购计划，分析市场，考虑现有库存量及最大库存量拟定月度采购计划