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中国石油四川资阳销售分公司 档案管理业务培训 目 录 第一章 档案的基本概念 第二章 干部档案的日常维护 第三章 干部档案材料范围 第四章 员工档案材料整理工作流程 第一章 档案的基本概念 一、什么是档案 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 我们可以从三个方面对档案进行理解： 1.档案是有相对固定来源的。 它来源于一定的形成单位，产生于形成单位的自身活动。所以必须尊重档案的来源原则，以历史唯物主义和系统论为指导，开展档案的收集、积累、保管和系统整理工作。 2.档案是有保存价值的。 一个单位在自身活动中会形成许许多多的材料，但并非所有的材料都会转化为档案。一部分随着记事等现行功能的结束，便失去了它存在的社会价值而被淘汰，另一部分由于对今后活动仍有查考价值而被保存下来，就转化为档案。 3.档案是原始的记录。 档案是在社会实践中直接形成的，不是事后编写或另外收集的材料，所以不同于一般的文献，具有很强的原始性。原始记录是档案的本质属性。 二、档案的两个作用 “凭证作用” 档案的凭证作用体现了档案不同于其他各种文献资料的最基本的特点。 首先，档案从形式来看，它是从当时当事直接使用和产生的文件材料转化来的，是令人信服的历史证据。其次，从档案本身的物体形态来看，文件上保留着真切的历史标记。 “参考作用” 档案能以知识原载体的形式，给人以相互联系的、系列性的、广泛的情报信息，对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律，具有广泛的情报价值。 第二章 干部档案的日常维护 一、何为干部档案？ 干部档案是组织人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分。 以前的“干部”（计划经济时期）同指组织部门和人事部门管理的人员（包括企事业单位和政府行政管理部门的管理人员），现在的“干部”，只是企事业单位的人员中一个名义上符号。如今的干部档案指的是组织或人事部门审核存档的档案。我们资阳分公司没有将市场化用工档案归入干部档案管理，省公司也未做要求，本次档案检查主要是针对干部档案，也就是合同工化用工档案展开。 二、档案的日常管理与保护 根据安全保密、便于查找的原则要求，我们对于人事干部档案进行保管，具体要求如下： 1.干部档案管理部门要建立坚固、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备； 2.库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65％)； 3.保管干部档案,应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案,发现问题及时解决； 4.干部档案管理部门,要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 三、档案的查阅和借用 1.查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》,办理审批手续。不得凭借调查证明材料、介绍信等查阅干部档案; 2.档案管理单位,要根据实际需要,视情况确定是否提供和提供什么材料; 3.档案一般不外借。如必须借出使用时,要说明理由,经过主管部门负责人批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人； 4.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案; 5.查阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,违犯者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。 6.借用、查阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的,必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制或拍摄。 三、档案的查阅和借用 1.干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干