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人事管理系统选型策略及步骤 中国企业经过几十年的发展，生产成本、经营成本等都经历过变革和改善，可优化空间已经不多。随着新《劳动合同法》、企业年休假等制度的颁布实施，又不同程度的加大了企业的人工成本和法律风险。如何有效的优化人工成本构成，有效的加强人工成本弹性管理，将成为企业创造管理利润的另一个有效途径。很多企业都想到了共同的方法，加大利用信息技术来规范和提升人力资源管理水平，降低人工成本，化解用工风险。因此，人事管理系统的选择与使用成了当前人力资源管理领域非常热门的话题。 选定合适的人事管理系统，需要用户制定正确的选型策略，遵循规范的选型流程以及设计完善的供应商评价体系。这不仅能帮助用户避免选型陷阱，有效规避投资风险，还能大大缩短用户的选型周期，降低选型成本。为此，我们总结出以下三个策略、七个步骤，供用户选型时参考。 策略1：适合的才是最好的 选择人事管理系统时，客户必须要对企业自身人力资源管理所处的阶段有清晰的认识，并能对未来发展的需要有所判断。“适合的解决方案”必须立足于客户所处管理阶段的现实， 但又能在一定程度上引导与促进客户人力资源管理水平的提升。不立足于企业自身的实际情况，盲目追求“最完美的解决方案”，很可能会导致企业为适应该解决方案中蕴含的先进管理模式与业务流程，不得不对企业现有管理模式与业务流程进行大规模再造，甚至会直接冲击企业业已形成的核心价值。“适合的解决方案”倡导 的是一种渐进式的“管理改进”，而“完美的解决方案”往往迫使企业进行“管理革命”。就现阶段而言，国内大多数企业是负担不起“管理革命”的代价的，这也 意味着与企业实际情况差别较大的过于先进的解决方案是很难顺利推行的，或者花了很大代价推行，最终运行起来的可能只是很基础的部分。 事实上，没有所谓能够解决所有问题的 “完美解决方案”。对一个企业而言是最好的解决方案，换到其他企业就未必适合。适合自己的才是最好的解决方案。 策略2：不只是选择产品，更是选择合作伙伴 人事管理系统不是一个简单的买来就用的软件产品，其部署过程是一个包含了系统规划、系统实施、培训、系统维护与升级、系统应用管理等众多环节的复杂过程，其中任何一个环节出问题，都可能导致人事管理系统在企业中实施或应用的失败。这也决定了客户在选择人事管理解决方案时不能只关注产品本身的特性与价格等因素，还应该深入了解产品技术框架、产品的成熟度、产品的客户数量、供应商的服务能力、供应商人事管理业务发展趋势以及公司的发展前景等关于供应商综合实力方面的因素。很多时候，客户在支付了可观的费用后却得不到相应的服务。 因此，从某种意义上来看，客户不只是在选择eHR产品，更应该是选择一家值得信赖的人事管理供应商作为自己的合作伙伴。 步骤一：确定项目组及目标 人事管理系统是人力资源管理业务与IT技术的融合，在进行选型时需要考虑的因素很多。一般来说，我们建议用户成立一个3-7人组成的选型项目组。 项目组成立后的首要任务，是要立足企业实际，设定eHR项目的建设目标。在选型开始前没有明确的目标，将会导致项目组浪费大量时间对一些并不适合的产品与供应商进行评估，甚至导致选择不合适的合作伙伴。 确定项目目标，需要项目组与企业高层管理者、HR管理人员、部门经理、普通员工甚至外部用户等企业内外部与业务相关的不同角色进行充分沟通来完成。只有这样，才能确定出满足自身需要的合理目标。 步骤二：确定项目预算 确定项目预算是比较困难的。用户拟定预算一般会参考两种方法：一是通过了解供应商的一般报价标准来拟定；二是通过向其他已经实施过人事管理系统的同行了解项目成本情况。 比较规范的做法是，在与供应商沟通前，用户先要了解企业过去在IT系统上的投资策略，以便评估企业在IT系统建设不同环节上的投资意愿。与此相对应，在拟定预算时，要特别注意将费用至少划分成两部分，即软件系统费用、实施费用。软件费用一般指软件许可费用及每年的升级维护费用；实施费用则包括了软件配置、数据转换、培训以及定制开发等方面的费用。 步骤三：选供应商编发RFP 在对供应商进行初选时，项目组应该着手准备RFP(需求建议书)。RFP是用户为确保供应商理解项目的需求，并在此基础上提供项目建议书，编制而成的需求规范。RFP不能确保用户据此就能获得理想的eHR解决方案，但却可以帮助用户发现那些接近自身需求的系统。编制RFP的过程实际上也是用户进一步明确自己的目标与需求的过程，并以此建立起用户与供应商深入沟通的桥梁。RFP可节省选型时间，并使得各供应商之间的比较变得更容易，可以避免一些潜在疏漏。因此，编写RFP十分必要。 一般而言，RFP主要应包括以下几部分内容：企业情况概述/HR管理现状，项目的建设目标、实施范围、需要支持的员工数量、需要支持的用户数量，功能需求描述、性能要求，现有IT基础设施环境描述