环保科技有限公司管理程序文件档案管理制度.docVIP

档案管理制度 编制： 审核： 会签： 批准： 2010-9-08发布 2010-9-15实施 青岛华世洁环保科技有限公司 发布目的 为建立、健全公司档案工作，完整地保存和科学地管理公司的档案，充分发挥各类档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各职能部门服务。特制订本制度。 适用范围 青岛华世洁环保科技有限公司各职能部门 职责 制定或参与制定档案工作的规章制度； 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 档案管理部门及负责人 公司档案主管部门待定 公司立档单位为各部门； 档案管理责任人：各部门负责人和专（兼）职文员 各部门均应指定专（兼）职人员，负责收集和管理本部门的文件材料，并按要求立卷归档，保持相对稳定。若有人员变动应及时通知档案室 档案的种类 法规性文件：包括上级颁发、需企业执行的，或由企业内部制定的各种标准、规章制度等。 企业的重大决议：包括公司级会议纪要及会议决议。包括由企业股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等 计划性文件。包括企业总体计划或规划、研发计划、项目质量计划、销售计划、财务计划等。 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、销售指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 通知类文件。会议通知、业务通知，公司内部一些活动通知等文件； 报告类文件。包括请示报告、出差报告、统计报表、申请报告、方案、提案、建议等文件; 证件类文件。包括法人营业执照、房地产权证、税务登记证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书等。 基建类文件。工厂平面图、工厂各种线路，地上地下管道图、厂房、办公楼平面图及以上设施的新建、扩建、改建过程中的勘测、设计、施工、竣工、维修等各阶段所形成的文件资料。包括施工许可证，规划许可证等各项审批文件，隐蔽工程资料，竣工图纸资料等 设备类文件。包括办公设备、车间设备、实验室仪器设备、各种检测仪器的 使用说明书、保修卡及设备维护、维修记录等各种有价值的文件 合同类文件。包括销售合同、招投标文件，采购合同等 技术类文件。归档原则是以项目为单位，一个项目形成一套档案。包括： 技术图纸、更改记录、采购清单及技术协议；工艺流程图及工艺流程说明、计算书，电气原理图、电气控制说明，仪表条件一览表，设备条件一览表；质检检测数据记录及分析报告；设备主要材料的材质报告单及外购件合格证；设备使用说明书；调试记录（现场调试施工日志与调试数据记录、调试过程中遇到的问题和解决方法等）；项目过程中和客户的沟通记录文件等各种有价值的文件；各实验项目的立项申请书、试验图纸、试验数据以及取得的成果 会计档案：包括 会计凭证 主要指原始凭证，记账凭证，汇总凭证，银行存款余额调节表 会计账簿 主要指先进银行存款日记账，明细账，总帐，辅助账薄 财务报表 主要指月度、季度、年度会计报表及文字说明 其他会计文件材料 主要指会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行对账单及其他应当保存的会计资料 声像制品资料。包括企业在其经营活动或娱乐活动中，以及在外学习、考察 时或企业外部提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 电子文件的归档 企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。 企业各信息系统所形成的电子文件的原数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。 归档要求 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向档案部门移交。 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固。原稿由档案室保存，相关部门和个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本 填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。 立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。 关于